Bei der Umsetzung der Grundbuchamtsreform wurde das Landesarchiv als Kooperationspartner des Justizministeriums seit 2012 mit dem Aufbau und Betrieb eines Grundbuchzentralarchivs betraut. Im Zuge der Reform ist die Aufbewahrung und Zugänglichkeit von Grundbuchunterlagen aus der Zeit vor 1900 sicher zu stellen. Dazu wurden die Gemeinden vom Justizministerium und vom Landearchiv kontaktiert. Mit den Kreis- und Kommunalarchivaren steht das Landesarchiv dabei in engem Austausch.
Bei der Eingliederung der Grundbuchämter waren auch die vor 1900 entstandenen Grundbuchunterlagen mit Ausnahme folgender Fälle für die Abgabe an das Grundbuchzentralarchiv bereitzustellen:
- Es liegen schriftliche Verfügungen / Vermerke aus der Zeit vor 2011 vor, dass die Unterlagen entsprechend den Vorgaben der Justiz weggelegt, ausgesondert und vor 2003 / 2011 an das zuständige (Kommunal-, Stadt-, Kreis-) Archiv abgegeben worden sind.
- Fehlen solche Verfügungen / Vermerke aus der Zeit vor 2011, kann ersatzweise durch datierte Übergabelisten oder Findmittel des Archivs (Findbuch, Findkartei) der Nachweis erbracht werden, dass die Unterlagen ordnungsgemäß vor 2011 ausgesondert und an das zuständige Archiv übergeben worden sind.
Welche Unterlagen den Grundbuchunterlagen aus der Zeit vor 1900 zuzurechnen sind, wurde in einem gemeinsamen Arbeitskreis zwischen dem Landesarchiv und der AG Archive im Städtetag Baden-Württemberg und der AG Kreisarchive im Landkreistag erarbeitet.
Baden
In Baden sind folgende Unterlagengruppen zu berücksichtigen:
- Grundbücher (auch Kaufprotokolle, Kauf- und Tauschbücher, Gewährbücher) mit Beilagen & Verzeichnissen
- (Unter-)Pfandbücher mit Beilagen & Verzeichnissen
- Eigentümer- und Gläubigerverzeichnisse, sonstige Verzeichnisse zu den Grund- und Pfandbüchern (z. B. Bereinigung von Grund- und Pfandbucheinträgen)
- Hauptbücher über die Rechtsverhältnisse an Grundstücken und Generalregister der Vorzugs- und Unterpfandsrechte mit Beilagen & Verzeichnissen (Gläubigerregister und Eigentümerregister zum Hauptbuch)
- Güterverzeichnisse, Lagerbücher und Besitzstandsregister
- Gemarkungsatlanten und Ergänzungspläne
- Unterlagen des Vermessungswerks und Fortführungsunterlagen (z.B. Güterzettel)
- Veränderungsverzeichnisse
- Hilfsregister zum "neuen Grundbuch" (nach 1900): Insbesondere Eigentümerlisten, Gläubigerlisten, Flurstücksverzeichnisse, Eigentümer–, Flurstücks–, Erbscheinskarteien etc.
- Grundbuchheftabschriften nach 1900
- Aktenschriftgut zu vorgenannten Unterlagen (General-/ Sammelakten)
Detaillierte Informationen finden Sie in der von der Arbeitsgruppe zusammengestellten Liste Klassifizierung staatlicher Grundbuchunterlagen Baden.
Württemberg und Hohenzollern
Für Württemberg sind folgende Unterlagengruppen zu berücksichtigen:
- Güterbücher und Gebäudekataster mit Beilagen & Verzeichnissen
- Unterpfandsbücher, Unterpfandsprotokolle mit Beilagen & Verzeichnissen
- Pfandakten (Beilagen zum Unterpfandsbuch)
- Kaufbücher mit Beilagen & Verzeichnissen
- Güterbuchprotokolle
- Straßen- Gebäude- und Hausnummernverzeichnisse
- Hilfsregister zum "neuen Grundbuch" (nach 1900): Insbesondere Grundstücks- und Gebäuderegister zum Grundbuch, Eigentümerregister zum Grundbuch, Eigentümer–, Flurstücks–, Erbscheinskarteien etc.
- Grundbuchheftabschriften nach 1900
- Aktenschriftgut zu vorgenannten Unterlagen (General-/ Sammelakten)
Detaillierte Informationen finden Sie in der von der Arbeitsgruppe zusammengestellten Liste Klassifizierung Grundbuchunterlagen Württemberg.
Für die hohenzollerischen Gebiete sind folgende Unterlagengruppen zu berücksichtigen:
- Grundbücher & Grundakten mit Beilagen & Verzeichnissen
- Unterpfandsbücher (Hypothekenbücher)
- Flurbücher, Flurbuchanhänge