Tipps zur Archivierung Ihrer privaten Unterlagen
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, Ihre privaten Unterlagen bei sich sicher zu archivieren? Möchten Sie Ihre Zeugnisse, Urkunden, Arbeitsverträge und Versicherungsunterlagen in Ihrem Haus so verwahren, dass sie auch noch Jahrzehnte später darauf zurückgreifen können? Denken Sie darüber nach, die Fotos, Tagebücher und Briefe aus dem Nachlass Ihres Großvaters für Ihre Enkelkinder in Ihrem Keller aufzubewahren? Was gilt es bei der digitalen Archivierung Ihrer Fotos und Videos alles zu beachten?
Auf dieser Infoseite zum Thema "Eigenarchivierung" geben wir Ihnen einige Hinweise und zeigen Ihnen, wo Sie Antworten auf diese und ähnliche Fragen finden können.
Schritte zur Archivierung Ihrer privaten Unterlagen
1. Bewerten
Welche meiner Unterlagen kann ich wegwerfen, welche sollte ich dauerhaft aufbewahren?
Bei der Beantwortung dieser Frage sollten Sie vor allem die Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen nach dem Sozial- und Steuerrecht im Blick haben. Manche Dokumente, wie beispielsweise Geburtsurkunden oder Sozialversicherungsnachweise, müssen Sie Ihr Leben lang aufbewahren, andere wiederum können nach einer bestimmten Zeit vernichtet werden. Auch Schul- und Arbeitszeugnisse sollten Sie unbedingt lange aufheben, da sie für die Altersrente relevant sind. Bei all diesen Fristen sollten Sie aber den ideellen Wert Ihrer privaten Unterlagen nicht aus den Augen verlieren.
2. Aussondern
Wie entsorge ich meine Unterlagen?
Denken Sie daran, Ihre privaten Dokumente datenschutzkonform zu entsorgen. Papierne Unterlagen mit sensiblen Daten, wie zum Beispiel Kontoauszüge oder Krankmeldungen, geben Sie am besten in einen Aktenvernichter. Zudem sollten Sie beim Fortwerfen der Unterlagen und Datenträger auf die Mülltrennung achten. Festplatten gehören beispielsweise nicht in den Hausmüll. Die Daten auf Speichermedien sollten Sie vor der Entsorgung endgültig löschen oder das Laufwerk irreparabel beschädigen.
3. Ordnen
Wie ordne ich meine Dokumente/Dateien?
Sie können Ihre privaten Unterlagen entweder nach Sachbegriffen, wie z.B. „Versicherungspolicen“ oder „Familienmitglieder“, oder nach der Herkunft, wie z.B. „Versicherung X“ oder „Arbeitgeber X“, ordnen. Versuchen Sie zudem, eine plausible Ablagestruktur festzulegen. Letzten Endes geht es um die Frage, wie Sie Ihre privaten Unterlagen am schnellsten wiederfinden.
4. Beschriften
Wie beschrifte/benenne ich meine Ordner/Dokumente?
Auch eine präzise Beschriftung macht Ihre privaten Unterlagen schneller auffindbar. Der Titel sollte den wesentlichen Inhalt des Ordners oder der Datei wiedergeben. Jahresangaben helfen bei der Suche nach dem richtigen Dokument ebenfalls weiter. (Bsp.: „Urkunden_2020-2022“)
Bei digitalen Fotos ist es üblich, die Beschreibung als Metadaten in die Dateien einzubetten. Dafür gibt es zahlreiche Softwareplattformen.
5.a Lagern (analog)
Wie sollte ich meine Unterlagen lagern?
Papier und Kunststoffe zersetzen sich nach und nach. Damit Ihre Briefe oder Fotoalben noch lange erhalten bleiben, sollte der Raum licht- und staubgeschützt sein. Dachböden und feuchte Keller sind also nicht anzuraten.
Speichermedien wie VHS- oder Kompaktkassetten sollten unverzüglich digitalisiert werden. Auch die Haltbarkeit von CDs, Festplatten und USB-Speichersticks ist je nach Material auf einige Jahre begrenzt.
Bei Fotonegativen und Filmrollen aus den 1920er-, 1930er- und 1940er Jahren ist zudem Vorsicht geboten. Filme und Fotonegative auf Zellulosenitratbasis (=Nitrofilm) sind nämlich leicht selbstentzündlich. Erst seit den 1950er Jahren produzierte man in Deutschland ausschließlich Acetatfilm (=Sicherheitsfilm).
5.b Speichern (digital)
Wie und wo sollte ich meine digitalen Daten speichern?
Es sollten nur bewährte Speicherformate verwendet werden. Dazu gehören Formate wie beispielsweise JPEG und PDF-A für Dokumente.
Die bei Profi-Fotografen beliebten Raw-Formate sind zum Beispiel nicht standardisiert. Auch Videos und digitalisierte Filme sollten Sie in gängigen Formaten wie MPEG oder Matroska (MKV) speichern. Achten Sie darauf, dass die Codierungen der Bild- und Tonspuren (Codecs) ebenfalls bewährt und gängig sind.
Bei der Speicherung sollten die Kopien auf mehreren verschiedenen Speichermedien gesichert werden.
6.a Erhalten (analog)
Welche konservatorischen Maßnahmen sind sinnvoll?
Präventive Maßnahmen schonen Ihre privaten Unterlagen. Die Verpackung schützt zum Beispiel vor Alterung, Wasser oder Papierfischchen. Aber auch Metalle sowie Kleb- und Kunststoffe können das Papier beschädigen. Büroklammern oder Klebestreifen sollten Sie also am besten entfernen. Bei Schimmel oder anderen Schäden können Sie eine Fachkraft für Restaurierung um Rat fragen.
6.b Erhalten (digital)
Müssen die Dateiformate irgendwann geändert werden?
Damit Sie auch in Zukunft auf Ihre Dateien zugreifen können, sollten Sie insbesondere Formate vermeiden, die sich auf nur einen Hersteller beziehen. Wählen Sie stattdessen weit verbreitete Dateiformate.
Digital erstellte Fotos und Videos enthalten sogenannte Metadaten. Überlegen Sie sich also, welche Metadaten bei der Umwandlung mit erhalten bleiben sollten und überprüfen Sie, ob diese nach der Migration erhalten geblieben sind.
7. Zugriff
Wer darf auf meine archivierten Unterlagen zugreifen?
Stellen Sie sicher, dass von Ihnen autorisierte Personen bei Bedarf auf Ihre privaten Unterlagen zugreifen können. Der Zugriff kann zum Beispiel mit Hilfe eines Passworts oder einer Vollmacht geregelt werden.
Quellenangabe:
Ausführliche Informationen zu diesen Schritten der Eigenarchivierung finden Sie in der Handreichung von Bernhard Homa (Niedersächsisches Landesarchiv) und Christian Schlöder (Sächsisches Staatsarchiv):Handreichung für die Archivierung zuhause
Links & Literaturhinweise
Die wichtigsten Informationen zum Thema „digitale Eigenarchivierung“ erhalten Sie auf der Infoseite von Nestor „Mein digitales Archiv“ und im Erklärvideo „Was Sie bei der Archivierung persönlicher digitaler Dokumente beachten sollten“.
Über das Thema „Aufbewahrungsfristen“ informiert die Verbraucherzentrale: Aufbewahrungspflichten: Welche Unterlagen muss ich wie lange behalten?
Das Thema „Bestandserhaltung“ wird von der Verbraucherzentrale ebenfalls aufgegriffen:Wie sichere ich analoge und digitale Daten möglichst gut und lange?
Die Archivierung eines genealogischen Nachlasses wird in der Zeitschrift Computergenealogie in Heft 2/2022 thematisiert:Inhaltsverzeichnis Heft 2/2022 der Zeitschrift Computergenealogie
Das Programm DigiKam ist ein kostenloses Beispiel für eine Fotoverwaltung und hat eine deutsche Benutzeroberfläche. Das Handbuch ist auf Englisch, aber viele Browser können die Seite auf Deutsch darstellen: digiKam Manual
Übernehmen Archive meine privaten Unterlagen?
Das Landesarchiv Baden-Württemberg (landesarchiv@la-bw.de) übernimmt nur in seltenen Einzelfällen private Unterlagen. Private Sammlungen und Nachlässe dienen der Ergänzung der staatlichen Überlieferung. Vgl: Richtlinien für die Ergänzungsdokumentation im Landesarchiv Baden-Württemberg
Beleuchten Ihre Unterlagen die Entwicklungen in einer bestimmten Ortschaft, in einem bestimmten Wirtschaftszweig oder in einer Religionsgemeinschaft? Dann besteht die Möglichkeit, dass Sie Ihre privaten Unterlagen an ein Kommunalarchiv, das Wirtschaftsarchiv Baden-Württemberg oder ein Archiv einer Religionsgemeinschaft übergeben. Alle Adressen finden Sie hier: Internetportal "Archive in Baden-Württemberg"
Es gibt daneben auch Spezialarchive, wie das Deutsche Tagebucharchiv in Emmendingen , das neben privaten Tagebüchern auch Erinnerungen und Briefe sammelt. Alte Filme können Sie ggf. bei der Landesfilmsammlung im Haus des Dokumentarfilms abgeben:Historisches Filmmaterial für die Zukunft erhalten
Ein innovatives Konzept zur Sichtbarmachung privater und ortsgeschichtlicher Unterlagen finden Sie auf der Online-Plattform „Topothek“: https://www.topothek.at/de/