Wie nutzen Sie das Landesarchiv?

Einen Überblick über das im Landesarchiv verwahrte Archivgut bieten die Beständeübersichten der einzelnen Standorte des Landesarchivs. Anhand dieser Übersichten, die die Bestände inhaltlich und formal beschreiben, können Findbücher ermittelt werden. Findbücher enthalten kurze Inhaltsbeschreibungen der Archivalien mit Angabe der Bestellsignatur, des Umfangs, des Zeitraums, in dem das jeweilige Archivale entstanden ist, sowie ggf. Hinweise auf besondere Inhalte. Viele Findbücher können bereits online eingesehen werden (Suche im Online-Findmittelsystem). In weiteren gedruckten und handschriftlichen Findbüchern können Sie in unseren Lesesälen recherchieren.

In unserem Online-Findmittelystem stehen Ihnen auch andere Suchmöglichkeiten zur Verfügung. In unserer Suchanleitung finden Sie Tipps für die Online-Recherche. Für die Einfache Suche und die Erweiterte Suche gibt es ein Erklärvideo.

Daneben helfen Ihnen die Rechercheratgeber des Landesarchivs bei der Suche nach Archivgut zu Personen, Orten oder Themen. Zu einigen Themen haben wir sachthematische Inventare zusammengestellt, zur Auswanderung aus dem deutschen Südwesten gibt es eine eigene Datenbank.

Zudem können Sie eine mündliche oder schriftliche Anfrage stellen (Kontakt Archivstandorte). Je konkreter Sie uns Ihre Fragestellung schildern, desto genauer können wir Ihnen mitteilen, ob und welche Archivbestände für die Bearbeitung Ihres Themas in Frage kommen bzw. welche anderen Archive Sie in Ihre Nachforschungen einbeziehen sollten. Bitte beachten Sie, dass die Beantwortung von Anfragen sich auf Hinweise zu einschlägigem Archivgut beschränkt. Die inhaltliche Auswertung der Quellen können wir für Sie hingegen nicht übernehmen.

Falls Sie nicht selbst im Archiv recherchieren können oder Unterstützung benötigen, finden Sie hier Adressen von Dienstleistern, die Archivrecherchen durchführen.

Das Landesarchiv verwahrt in seinen Magazinen rund 171 Regalkilometer Archivgut (Urkunden, Akten, Bände, Briefe, Fotos, Karten, Pläne und vieles mehr). Zu circa 65% der Archivalien erhalten Sie in unserem Katalog, dem Online-Findmittelsystem, genaue Beschreibungen (Findbücher). Wie das funktioniert, zeigt ein Erklärvideo. Ein kleiner Teil der Archivalien ist bereits digitalisiert und online als Scan verfügbar (etwa 21 Millionen Digitalisate). Unser Online-Angebot wird ständig erweitert, neu digitalisierte Bestände finden Sie auf einer Liste in unserem Online-Katalog.

Reproduktionen können bei der Recherche direkt im Online-Findmittelsystem bestellt werden. Sie können Ihre Reprographie-Aufträge auch in Auftragsformulare eintragen und uns zusenden oder im Lesesaal abgeben. Die Kopien und Reproduktionen stehen für Sie nach einer gewissen Bearbeitungszeit als Download zur Verfügung. Auch ein Versand oder eine Abholung von Datenträgern oder Papierkopien sind möglich.

Reproduktionen von Archivgut dürfen nur mit Zustimmung der verwahrenden Archivstandorte und unter Angabe der von dieser festgelegten Signatur vervielfältigt und veröffentlicht oder an Dritte weitergegeben werden. Die für die Genehmigung erforderlichen Angaben werden mit dem Formblatt Antrag auf Wiedergabegenehmigung erhoben. Für die im Online-Findmittelsystem verfügbaren Digitalisate gelten andere Nutzungsbedingungen.

Bestellungen von Reproduktionen sowie Wiedergabegenehmigungen sind kostenpflichtige Leistungen, die Gebührensätze finden Sie in der Gebührenordnung.

Das Landesarchiv verwahrt die Unterlagen der staatlichen Verwaltung (Regierung, Behörden, Gerichte) des Landes Baden-Württemberg sowie deren Rechtsvorgänger. Ergänzt wird dieses Archivgut um Sammlungen, Nachlässe sowie Familien- und Herrschaftsarchive und Unterlagen nicht-staatlicher Körperschaften wie beispielsweise Forschungseinrichtungen, Verbände, Firmen, politische Parteien mit einem Bezug zu Baden-Württemberg bzw. seinen Regionen (Zuständigkeiten der Archive).

Die Unterlagen der Zentralbehörden der Bundesrepublik Deutschland und ihrer Rechtsvorgänger befinden sich im Bundesarchiv. Die Überlieferung nachgeordneter Stellen des Bundes und des Deutschen Reichs (z. B. Eisenbahn- und Postdirektionen, Arbeitsverwaltung) befinden sich in den staatlichen Archiven der Bundesländer, in denen diese Bundesbehörden ihren Sitz haben. Die Unterlagen der Städte und Gemeinden werden in den Kommunalarchiven verwahrt, die Unterlagen der Religionsgemeinschaften in den kirchlichen Archiven, die Unterlagen von Firmen lassen sich in Wirtschafts- und Unternehmensarchiven finden. Zudem gibt es freie Archive, Parteiarchive, Stiftungsarchive, Rundfunk- und Medienarchive usw.

Einen Überblick über die Archive in Deutschland mit Kontaktadressen finden Sie im Archivportal-D.

Ihren Besuch können Sie vorbereiten, indem Sie eine möglichst genaue Fragestellung entwickeln und zu Ihrem Thema recherchieren, z. B. über die gedruckte Literatur (Landesbibliografie, OPAC Dienstbibliotheken des Landesarchivs).

Zu häufig gesuchten Themen haben wir für Sie Informationen in den Rechercheratgebern zusammengestellt. Die Rechercheratgeber führen Sie in die richtige Vorgehensweise ein und geben Hinweise auf wichtige Archivaliengruppen, Archivbestände, Datenbanken, Hilfsmittel für die Recherche oder verweisen auf andere Institutionen. Zu einigen Themen haben wir sachthematische Inventare zusammengestellt, zur Auswanderung aus dem deutschen Südwesten gibt es eine eigene Datenbank.

Zudem können Sie eine mündliche oder schriftliche Anfrage stellen (Kontakt Archivstandorte). Je konkreter Sie uns Ihre Fragestellung schildern, desto genauer können wir Ihnen mitteilen, ob und welche Archivbestände für die Bearbeitung Ihres Themas in Frage kommen bzw. welche anderen Archive Sie in Ihre Nachforschungen einbeziehen sollten. Bitte beachten Sie, dass die Beantwortung von Anfragen sich auf Hinweise zu einschlägigem Archivgut beschränkt. Die inhaltliche Auswertung der Quellen können wir für Sie hingegen nicht übernehmen.

Für die Ermittlung von Archivalien stehen Ihnen verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung. Einen Überblick über die Gesamtüberlieferung eines Archivstandorts geben die Beständeübersichten im Online-Findmittelsystem. Sie bieten Einführungen in die Verwaltungs- und Überlieferungsgeschichte sowie inhaltliche und formale Beschreibungen der einzelnen Bestände. Außerdem können Sie sich bereits vor dem Archivbesuch im Online-Findmittelsystem recherchieren. Um Wartezeiten im Lesesaal zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, sich vor einem Besuch Archivalien im Online-Findmittelsystem vorzubestellen oder uns vorab mit Ihrem Rechercheanliegen zu kontaktieren.

Zudem können Sie in weiteren Portalen recherchieren, zu landeskundlichen Themen empfehlen wir Ihnen die Recherche in LEO-BW.

Die Archivabteilungen des Landesarchivs und deren Außenstellen befinden sich an unterschiedlichen Standorten in Baden-Württemberg. Jeder Archivstandort ist für die Überlieferung in einer bestimmten Region oder Verwaltungsebene zuständig, wobei diese Regionen im Lauf der Geschichte Änderungen unterworfen waren. Detailinformationen und Übersichtskarten haben wir hier für Sie zusammengestellt. Häufig erfordert das Ermitteln von Archivalien besondere Verwaltungskenntnisse. Wir helfen Ihnen bei Fragen gerne weiter (Kontakt zu den Standorten).

Jede und jeder darf Archivalien einsehen. Sie können sich zunächst im Internet über die Öffnungszeiten des jeweiligen Lesesaals informieren. Wenn Sie das Landesarchiv zum ersten Mal besuchen, können Sie sich vor Ort im Lesesaal eines beliebigen Standorts anmelden oder auch schon vorab online registrieren, indem Sie die Neuanmeldung durchführen. Sie können uns Ihren Besuch im Lesesaal auch vorab ankündigen (Online-Terminreservierung). Ebenso können Sie vorab schon Archivalien in den Lesesaal vorbestellen, um Wartezeiten zu vermeiden. Die Aushebezeiten finden Sie bei den Standorten.

Im Lesesaal wird Ihnen dann Ihr Nutzungsausweis ausgehändigt, der in allen Archivstandorten des Landesarchivs gültig ist. Anschließend können Sie sich die für Ihr Anliegen einschlägigen Findbücher der Archivbestände vorlegen lassen, sofern diese nicht bereits online verfügbar sind. Auf Wunsch beraten wir Sie gerne. Im Landesarchiv kann mit privaten Laptops gearbeitet werden. Für die Einsichtnahme von Mikrofilmen, Mikro- und Makrofiches stehen Lesegeräte mit Scan-Möglichkeit auf mitgebrachtem USB-Stick zur Verfügung.

Sie können Archivalien schriftlich oder bevorzugt über unser Online-Findmittelsystem vorbestellen. Dafür sammeln Sie die für Sie relevanten Archivalieneinheiten während der Recherche im Online-Findmittelsystem im Bestellkorb. Nachdem Sie sich registriert haben, können Sie Ihre Bestellung absenden. Die Archivalien werden anschließend für Sie im Lesesaal des jeweiligen Archivs bereitgestellt. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Findmittel im Internet verfügbar sind. Bestimmte Archivalien und teilweise auch Findmittel unterliegen zudem noch Schutzfristen. Über die Möglichkeiten der Schutzfristverkürzung informiert Sie der jeweilige Archivstandort bei Bedarf.

Hier finden Sie eine Kurzanleitung zum Bestellvorgang und die entsprechenden Links: Informationen zur Archivalienbestellung

Das Fotografieren von Archivgut durch Nutzerinnen und Nutzer mit eigenen Geräten (z. B. Smartphone, Tablet) ist an bestimmten Arbeitsplätzen (Fototischen) gestattet. Außerdem stehen für das Erstellen von Arbeitskopien in allen Lesesälen Selbstbedienungsscanner für Sie bereit, mit denen Archivgut gegen eine Gebühr auf mitgebrachten USB-Sticks gescannt werden darf. Grundsätzlich darf Archivgut nicht selbst fotografiert und gescannt werden, das jünger als 110 Jahre, schwer handhabbar oder leicht zu beschädigen ist (siehe Lesesaalordnung). Zudem kann an einigen Standorten Archivgut, das aus konservatorischen Gründen nicht im Original sondern auf Mikrofilm vorgelegt wird, auf mitgebrachten USB-Sticks vom Mikrofilm in Selbstbedienung digitalisiert werden.

Weitere Scans und Fotos werden durch Fachpersonal in den Repro-Werkstätten des Landesarchivs hergestellt. Das Angebot umfasst eine breite Palette von Reproduktionsformen, die von der einfachen Kopie als Arbeitsunterlage bis zur hochauflösenden, als Druckvorlage geeigneten Bilddatei reichen. Über sämtliche Dienstleistungen und Preise informiert die Landesarchivgebührenordnung.

Archivalien sind ein unersetzbares Kulturgut und jedes ein Einzelstück. Als einzigartige Quelle der historischen Forschung sind sie dauerhaft zu erhalten. Es ist deshalb unerlässlich, die vorgelegten Dokumente mit aller Sorgfalt zu behandeln. Die Regeln für eine objektschonende Nutzung sind in der Lesesaalordnung detailliert beschrieben. Sie legen unter anderem fest,

• grundsätzlich maximal drei Archivalieneinheiten gleichzeitig zur Einsichtnahme vorzulegen,
• das Archivgut behutsam aufzuschlagen und umzublättern,
• den Ordnungszustand keinesfalls zu verändern oder das Archivgut zu beschriften,
• für eigene Notizen ausschließlich Bleistifte zu verwenden,
• bei empfindlichen Dokumenten Spezialhandschuhe zu tragen und
• etwaige Beschädigungen und Unregelmäßigkeiten am Archivgut umgehend der Lesesaalaufsicht zu melden.

Ein Anspruch auf Vorlage von Originalunterlagen besteht nicht. Um nutzungsbedingte Schäden an häufig nachgefragten und besonders gefährdeten Beständen zu vermeiden, stellt das Landesarchiv in zunehmendem Maße Schutzfilme und Digitalisate zur Verfügung. Schutzfilme können an den vorhandenen Lesegeräten (Readerprinter/Mikrofilmscanner) eingesehen werden und bieten dem Nutzer die Möglichkeit zur unmittelbaren Anfertigung von Arbeitskopien. Digitalisate können online über das Online-Findmittelsystem und an PCs in den Lesesälen eingesehen werden.

Die Aussagekraft einer Quelle hängt ganz wesentlich von ihrem Kontext ab. Daher ist es für die Nachvollziehbarkeit wichtig, dass Sie bei Textzitaten aus Quellen oder bei der Verwendung von Digitalisaten die richtige Signatur angeben.

• Zitieren Sie die Archivsignatur, so dass auch andere Interessierte das Archivgut eindeutig identifizieren können.
• Nennen Sie (falls vorhanden, vor allem bei grafischem Archivgut) den Autor, Urheber oder Künstler des abgebildeten Archivgutes.
• Bei einer Weiterverwertung von Digitalisaten aus dem Online-Findmittelssystem im Internet (z.B. Wikipedia, Wikimedia) verbinden Sie jedes Digitalisat mit der Fundstelle in den Findmitteln des Landesarchivs über den dort hinterlegten Permalink.

Bitte beachten Sie die Zitierregeln des Landesarchivs:

Jeder hat das Recht, Archivgut zu nutzen. Bei Forschungsvorhaben zum 20. Jahrhundert sind jedoch die Sperrfristen des Landesarchivgesetzes (§ 6 Abs. 2 LArchG) und die Schutzfristen des Bundesarchivgesetzes (§ 11 BArchG) zu beachten. Die Schutzfristen des Bundesarchivgesetzes sind anzuwenden auf Archivgut, das von nachgeordneten Stellen des Bundes dem Landesarchiv übergeben worden ist oder das Geheimhaltungsvorschriften des Bundesrechts unterliegt.

Archivgut darf in der Regel 30 Jahre nach dem Entstehen (nach dem Schließen der Akte) genutzt werden. Diese Sperr-/Schutzfristen können verkürzt werden, wenn schutzwürdige Belange von Betroffenen nicht entgegenstehen. Archivgut, das Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterlag, darf frühestens 60 Jahre nach dem Entstehen genutzt werden. Diese Schutzfristen können um 30 Jahre verkürzt werden.

Archivgut des Landes, das sich auf natürliche Personen bezieht, darf frühestens zehn Jahre nach deren Tod genutzt werden. Wenn deren Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand feststellbar ist, endet die Sperrfrist 90 Jahre nach der Geburt der Betroffenen. Diese Frist darf nur verkürzt werden,

• wenn die Betroffenen, oder im Falle ihres Todes, die Hinterbliebenen (Ehegatte, Kinder, Eltern) eingewilligt haben;
• wenn die Nutzung zu wissenschaftlichen Zwecken unerlässlich ist,
• wenn die Nutzung zur Wahrnehmung berechtigter Belange, die im überwiegenden Interesse einer anderen Person/Stelle liegen, unerlässlich ist.

Die schutzwürdigen Belange der Betroffenen müssen dann durch Anonymisierung oder durch andere Maßnahmen angemessen berücksichtigt werden.

Archivgut des Bundes, das sich auf natürliche Personen bezieht, darf erst 10 Jahre nach deren Tod genutzt werden. Wenn deren Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand feststellbar ist, endet die Schutzfrist 100 Jahre nach der Geburt der Betroffenen. Diese Frist kann verkürzt werden,

• wenn die Einwilligung des Betroffenen vorliegt;
• wenn die Nutzung für ein wissenschaftliches Forschungsvorhaben unerlässlich ist,
• wenn die Nutzung zur Wahrnehmung berechtigter Belange, die im überwiegenden Interesse einer anderen Person/Stelle liegen, unerlässlich ist.

Eine Beeinträchtigung schutzwürdiger Belange muss dann durch angemessene Maßnahmen, insbesondere durch Vorlage anonymisierter Reproduktionen, ausgeschlossen werden.

Die Sperr-/Schutzfristen von LArchG und BArchG gelten nicht für Archivgut, das schon bei seiner Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich war LArchG, § 11 Abs. 5 BArchG).

Für nichtstaatliches Archivgut können weitergehende gesetzliche Rechte und besondere Vereinbarungen gelten.

Die Nutzung gesperrten Archivguts setzt einen genehmigten Antrag auf Verkürzung von Sperr-/Schutzfristen (Formular) voraus. Sperr-/Schutzfristen werden grundsätzlich nur für einzelne Archivalieneinheiten verkürzt. Deren Erfassung mit Signatur, Aktentitel, Laufzeit und gegebenenfalls Lebensdaten erfolgt im Formular.

Für personenbezogenes Archivgut schreibt das LArchG die Einwilligungserklärung der Betroffenen oder ihrer Hinterbliebenen vor (siehe oben).

Anträge mit Anlage und gegebenenfalls Einwilligungserklärung werden jeweils bei der Abteilung des Landesarchivs gestellt, die das Archivgut verwahrt, dessen Sperr-/Schutzfristen verkürzt werden sollen. Die Abteilung prüft den Antrag und teilt ihre Entscheidung schriftlich mit.

Die Verkürzungsgenehmigung gilt bis zum Abschluss des Nutzungsvorhabens. Die Pflicht zur Beachtung schutzwürdiger Belange von betroffenen Personen bleibt darüber hinaus bestehen.