A
Akte – Zusammenführung von Dokumenten zu einem Betreff; Akten sind die typische Ordnungsform von Dokumenten in der Verwaltung bei Bund, Ländern und Kommunen
Aktenplan – Systematik zur Aktenablage, die vorausschauend und hierarchisch angelegt wird und das Aktenzeichen ergibt
Aktenzeichen – Kennzeichen der Akte bzw. einzelner Dokumente für die Zuordnung zu einer Akte; gebildet aus der unteren Gliederungsstufe des Aktenplans
Archiv – Institution, die Archivgut verwahrt
Archivale/Archivalien siehe Archivgut
Archivalieneinheit – unterste Ebene der Findmittel und Bestände; bestellbare Einheit des Archivguts
Archivgesetz – Gesetz über die Aufgaben von Archiven und die Bewertung, Sicherung, Erschließung und Nutzung von Archivgut
Archivgut – archivwürdige Unterlagen und Informationen, die im Archiv dauerhaft aufbewahrt werden
Archivsprengel – Zuständigkeitsbereich eines Archivs, meist räumlich definiert, kann aber auch organisatorisch oder zeitlich definiert sein
Archivsparte – es gibt verschiedene Typen von Archiven z.B. staatliche Archive, Kreisarchive, Stadtarchive, Kirchenarchive, Wirtschaftsarchive, Universitätsarchive, Parteiarchive
Archivwürdigkeit – Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie von bleibendem historischem oder rechtlichem Wert sind; archivwürdige Unterlagen werden als Archivgut in ein Archiv übernommen und dort dauerhaft verwahrt
Ausheben – Holen von Archivgut aus dem Magazin für die Nutzung
B
Belegexemplar – Exemplar einer Veröffentlichung, das dem Archiv gemäß der Benutzungsordnung vom Urheber der Veröffentlichung zur Verfügung gestellt wird
Benutzung siehe Nutzung
Benutzungsordnung – regelt die Rahmenbedingungen für die Benutzung von Archivgut
Bestand – Zusammenführung von Archivalien eines Registraturbildners oder zu einem Thema im Archiv; die Ordnung des Archivguts im Archiv erfolgt nach Beständen
Bestandssignatur – Signatur eines Bestandes
Beständeübersicht – Überblick über die Bestände eines Archivs
Bestellsignatur – sie setzt sich aus der Bestandssignatur und der Nummerierung der einzelnen Archivalieneinheiten zusammen, mit ihr kann man die Archivalieneinheiten bestellen
Bewertung – Ermittlung und Entscheidung über die Archivwürdigkeit von Unterlagen
Büschel (Bü) – Akteneinheit/-paket in Württemberg
D
Digitalisat – digitales Abbild/Scan eines analogen Archivale z.B. einer Papierakte, eines Fotos
Digitales Archivale – Archivalien, die digital entstanden sind („digital-born“), z.B. E-Mails, Webseiten, E-Akten, Daten aus Fachverfahren
E
Erschließung – Ordnung, Beschreibung und Verzeichnung von Archivgut; das Ergebnis mündet in einem Findbuch
F
Faszikel (Fasz.) – Aktenband, -paket oder -heft
Findbuch – Recherchehilfsmittel, das die Erschließungsinformationen zu einem Bestand zusammenfasst; in der Regel enthält das Findbuch auch eine Einleitung zum Bestand und einen Index
I
Inventar – Recherchehilfsmittel, das Erschließungsinformationen zu einem Thema zusammenstellt
L
Laufzeit – Entstehungszeitraum von Unterlagen; das ältestes und das jüngstes Dokument in einer Archivalieneinheit bestimmt die Laufzeit der Archivalieneinheit
Lesesaal – Raum mit Arbeitsplätzen zur Einsicht in die Archivalien
M
Magazin – Aufbewahrungsraum für Archivgut
Mikrofilm/Mikrofiche – Reproduktion von Dokumenten auf Filmmaterial (Filmrolle oder Planfilm), kann durch einen Mikrofilmlesegerät angesehen werden
N
Nachlass – Unterlagen einer Privatperson oder einer Familie, die dem Archiv übergeben werden
Nutzung – Einsichtnahme in Archivgut
P
Permalink – dauerhafter Link auf eine Archivalieneinheit oder einen Bestand im Online-Findmittel-System, geeignet zum Zitieren von Archivalien
Q
Quadrangel (Qu.) – fortlaufende Nummerierung der Schriftstücke in einer Akte, unabhängig von der Seitennummerierung
R
Recherche – Suche nach Archivgut oder nach Informationen aus Archivgut zu einem Thema
Rechercheführer – Anleitung zur Suche nach Archivgut zu oft nachgefragten Themen
Registratur – geordnete Ablage der gerade nicht gebrauchten Akten in einer Institution (z.B. einer Behörde); oft Ablage nach Aktenzeichen und einem Aktenplan
Registraturbildner – Institution (oder Person), die ihre Akten in einer Registratur ablegt
Repertorium siehe Findbuch
Reproduktion – Papierkopie, Mikrofilmkopie oder digitale Kopie/Scan von Archivgut
S
Sammlungsgut – Archivgut, das nicht aus einer Registratur und der Verwaltung stammt, sondern zu bestimmten Themen gesammelt wurde z.B. Plakatsammlung, Zeitungsausschnittsammlung
Schutzfristen (auch Sperrfristen) – sind aus datenschutzrechtlichen Gründen im Archivgesetz geregelt und sperren das Archivgut für einen festgelegten Zeitraum für die Nutzung; Schutzfristen können in bestimmten Fällen verkürzt werden
Selekt – Auswahl von Archivgut durch Herauslösung bestimmter Archivalien aus ihrem Bestand und Zusammenführung mit anderen Archivalien zum gleichen Thema oder mit gleichen Eigenschaften z.B. Kaiserurkundenselekt, Kartenselekt, Plakatsammlung
Signatur siehe Bestellsignatur
Sprengel siehe Archivsprengel
U
Unterlagen – alle Formen von Dokumenten und Informationen z.B. Urkunden, Akten, Amtsbücher, Karteien, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial sowie digitale Daten und deren Träger, die in Registraturen und Archiven vorkommen können
V
Verzeichnung – Beschreibung von Archivgut, Teil der Erschließung
Vorsignatur – frühere, alte Signatur aus Registratur oder Archiv
Z
Zugang – eine Ablieferung von Unterlagen an das Archiv aus dem Besitz einer Institution oder einer Person
Zuständigkeit – Aufgabenbereich eines Archivs im Hinblick auf die Übernahme von Archivgut; festgelegt durch Archivgesetze und Vereinbarungen zur Sammlung von Unterlagen