A
Akte – Zusammenführung von Dokumenten zu einem Betreff; Akten sind die typische Ordnungsform von Dokumenten in der Verwaltung bei Bund, Ländern und Kommunen
Aktenplan – Systematik zur Aktenablage, die vorausschauend und hierarchisch angelegt wird und das Aktenzeichen ergibt
Aktenzeichen – Kennzeichen der Akte bzw. einzelner Dokumente für die Zuordnung zu einer Akte; gebildet aus der unteren Gliederungsstufe des Aktenplans
Archiv – Institution, die Archivgut verwahrt
Archivale/Archivalien siehe Archivgut
Archivalieneinheit – unterste Ebene der Findmittel und Bestände; bestellbare Einheit des Archivguts
Archivgesetz – Gesetz über die Aufgaben von Archiven und die Bewertung, Sicherung, Erschließung und Nutzung von Archivgut
Archivgut – archivwürdige Unterlagen und Informationen, die im Archiv dauerhaft aufbewahrt werden
Archivsprengel – Zuständigkeitsbereich eines Archivs, meist räumlich definiert, kann aber auch organisatorisch oder zeitlich definiert sein
Archivsparte – es gibt verschiedene Typen von Archiven z.B. staatliche Archive, Kreisarchive, Stadtarchive, Kirchenarchive, Wirtschaftsarchive, Universitätsarchive, Parteiarchive
Archivwürdigkeit – Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie von bleibendem historischem oder rechtlichem Wert sind; archivwürdige Unterlagen werden als Archivgut in ein Archiv übernommen und dort dauerhaft verwahrt
Ausheben – Holen von Archivgut aus dem Magazin für die Nutzung
B
Belegexemplar – Exemplar einer Veröffentlichung, das dem Archiv gemäß der Benutzungsordnung vom Urheber der Veröffentlichung zur Verfügung gestellt wird
Benutzungsordnung – regelt die Rahmenbedingungen für die Benutzung von Archivgut
Bestand – Zusammenführung von Archivalien eines Registraturbildners oder zu einem Thema im Archiv; die Ordnung des Archivguts im Archiv erfolgt nach Beständen
Bestandssignatur – Signatur eines Bestandes
Beständeübersicht – Überblick über die Bestände eines Archivs
Bestellsignatur – sie setzt sich aus der Bestandssignatur und der Nummerierung der einzelnen Archivalieneinheiten zusammen, mit ihr kann man die Archivalieneinheiten bestellen
Bewertung – Ermittlung und Entscheidung über die Archivwürdigkeit von Unterlagen
Büschel (Bü) – Akteneinheit/-paket in Württemberg
D
Digitalisat – digitales Abbild/Scan eines analogen Archivale z.B. einer Papierakte, eines Fotos
Digitales Archivale – Archivalien, die digital entstanden sind („digital-born“), z.B. E-Mails, Webseiten, E-Akten, Daten aus Fachverfahren
E
Erschließung – Ordnung, Beschreibung und Verzeichnung von Archivgut; das Ergebnis mündet in einem Findbuch
F
Faszikel (Fasz.) – Aktenband, -paket oder -heft
Findbuch – Recherchehilfsmittel, das die Erschließungsinformationen zu einem Bestand zusammenfasst; in der Regel enthält das Findbuch auch eine Einleitung zum Bestand und einen Index
I
Inventar – Recherchehilfsmittel, das Erschließungsinformationen zu einem Thema zusammenstellt
L
Laufzeit – Entstehungszeitraum von Unterlagen; das ältestes und das jüngstes Dokument in einer Archivalieneinheit bestimmt die Laufzeit der Archivalieneinheit
Lesesaal – Raum mit Arbeitsplätzen zur Einsicht in die Archivalien
M
Magazin – Aufbewahrungsraum für Archivgut
Mikrofilm/Mikrofiche – Reproduktion von Dokumenten auf Filmmaterial (Filmrolle oder Planfilm), kann durch einen Mikrofilmlesegerät angesehen werden
N
Nachlass – Unterlagen einer Privatperson oder einer Familie, die dem Archiv übergeben werden
Nutzung – Einsichtnahme in Archivgut
P
Permalink – dauerhafter Link auf eine Archivalieneinheit oder einen Bestand im Online-Findmittel-System, geeignet zum Zitieren von Archivalien
Q
Quadrangel (Qu.) – fortlaufende Nummerierung der Schriftstücke in einer Akte, unabhängig von der Seitennummerierung
R
Recherche – Suche nach Archivgut oder nach Informationen aus Archivgut zu einem Thema
Rechercheführer – Anleitung zur Suche nach Archivgut zu oft nachgefragten Themen
Registratur – geordnete Ablage der gerade nicht gebrauchten Akten in einer Institution (z.B. einer Behörde); oft Ablage nach Aktenzeichen und einem Aktenplan
Registraturbildner – Institution (oder Person), die ihre Akten in einer Registratur ablegt
Reproduktion – Papierkopie, Mikrofilmkopie oder digitale Kopie/Scan von Archivgut
S
Sammlungsgut – Archivgut, das nicht aus einer Registratur und der Verwaltung stammt, sondern zu bestimmten Themen gesammelt wurde z.B. Plakatsammlung, Zeitungsausschnittsammlung
Schutzfristen (auch Sperrfristen) – sind aus datenschutzrechtlichen Gründen im Archivgesetz geregelt und sperren das Archivgut für einen festgelegten Zeitraum für die Nutzung; Schutzfristen können in bestimmten Fällen verkürzt werden
Selekt – Auswahl von Archivgut durch Herauslösung bestimmter Archivalien aus ihrem Bestand und Zusammenführung mit anderen Archivalien zum gleichen Thema oder mit gleichen Eigenschaften z.B. Kaiserurkundenselekt, Kartenselekt, Plakatsammlung
Signatur siehe Bestellsignatur
U
Unterlagen – alle Formen von Dokumenten und Informationen z.B. Urkunden, Akten, Amtsbücher, Karteien, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial sowie digitale Daten und deren Träger, die in Registraturen und Archiven vorkommen können
V
Verzeichnung – Beschreibung von Archivgut, Teil der Erschließung
Vorsignatur – frühere, alte Signatur aus Registratur oder Archiv
Z
Zugang – eine Ablieferung von Unterlagen an das Archiv aus dem Besitz einer Institution oder einer Person
Zuständigkeit – Aufgabenbereich eines Archivs im Hinblick auf die Übernahme von Archivgut; festgelegt durch Archivgesetze und Vereinbarungen zur Sammlung von Unterlagen