Fachsprache im Archiv

A

Akte – Zusammenführung von Dokumenten zu einem Betreff; Akten sind die typische Ordnungsform von Dokumenten in der Verwaltung bei Bund, Ländern und Kommunen

Aktenplan – Systematik zur Aktenablage, die vorausschauend und hierarchisch angelegt wird und das Aktenzeichen ergibt

Aktenzeichen – Kennzeichen der Akte bzw. einzelner Dokumente für die Zuordnung zu einer Akte; gebildet aus der unteren Gliederungsstufe des Aktenplans

Archiv – Institution, die Archivgut verwahrt

Archivale/Archivalien siehe Archivgut

Archivalieneinheit – unterste Ebene der Findmittel und Bestände; bestellbare Einheit des Archivguts

Archivgesetz – Gesetz über die Aufgaben von Archiven und die Bewertung, Sicherung, Erschließung und Nutzung von Archivgut

Archivgut – archivwürdige Unterlagen und Informationen, die im Archiv dauerhaft aufbewahrt werden

Archivsprengel – Zuständigkeitsbereich eines Archivs, meist räumlich definiert, kann aber auch organisatorisch oder zeitlich definiert sein

Archivsparte – es gibt verschiedene Typen von Archiven z.B. staatliche Archive, Kreisarchive, Stadtarchive, Kirchenarchive, Wirtschaftsarchive, Universitätsarchive, Parteiarchive

Archivwürdigkeit – Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie von bleibendem historischem oder rechtlichem Wert sind; archivwürdige Unterlagen werden als Archivgut in ein Archiv übernommen und dort dauerhaft verwahrt

Ausheben – Holen von Archivgut aus dem Magazin für die Nutzung

B

Belegexemplar – Exemplar einer Veröffentlichung, das dem Archiv gemäß der Benutzungsordnung vom Urheber der Veröffentlichung zur Verfügung gestellt wird

Benutzung siehe Nutzung

Benutzungsordnung – regelt die Rahmenbedingungen für die Benutzung von Archivgut

Bestand – Zusammenführung von Archivalien eines Registraturbildners oder zu einem Thema im Archiv; die Ordnung des Archivguts im Archiv erfolgt nach Beständen

Bestandssignatur – Signatur eines Bestandes

Beständeübersicht – Überblick über die Bestände eines Archivs

Bestellsignatur – sie setzt sich aus der Bestandssignatur und der Nummerierung der einzelnen Archivalieneinheiten zusammen, mit ihr kann man die Archivalieneinheiten bestellen

Bewertung – Ermittlung und Entscheidung über die Archivwürdigkeit von Unterlagen

Büschel (Bü) – Akteneinheit/-paket in Württemberg

D

Digitalisat – digitales Abbild/Scan eines analogen Archivale z.B. einer Papierakte, eines Fotos

Digitales Archivale – Archivalien, die digital entstanden sind („digital-born“), z.B. E-Mails, Webseiten, E-Akten, Daten aus Fachverfahren

E

Erschließung – Ordnung, Beschreibung und Verzeichnung von Archivgut; das Ergebnis mündet in einem Findbuch

F

Faszikel (Fasz.) – Aktenband, -paket oder -heft

Findbuch – Recherchehilfsmittel, das die Erschließungsinformationen zu einem Bestand zusammenfasst; in der Regel enthält das Findbuch auch eine Einleitung zum Bestand und einen Index

I

Inventar – Recherchehilfsmittel, das Erschließungsinformationen zu einem Thema zusammenstellt

L

Laufzeit – Entstehungszeitraum von Unterlagen; das ältestes und das jüngstes Dokument in einer Archivalieneinheit bestimmt die Laufzeit der Archivalieneinheit

Lesesaal – Raum mit Arbeitsplätzen zur Einsicht in die Archivalien

M

Magazin – Aufbewahrungsraum für Archivgut

Mikrofilm/Mikrofiche – Reproduktion von Dokumenten auf Filmmaterial (Filmrolle oder Planfilm), kann durch einen Mikrofilmlesegerät angesehen werden

N

Nachlass – Unterlagen einer Privatperson oder einer Familie, die dem Archiv übergeben werden

Nutzung – Einsichtnahme in Archivgut

P

Permalink – dauerhafter Link auf eine Archivalieneinheit oder einen Bestand im Online-Findmittel-System, geeignet zum Zitieren von Archivalien

Q

Quadrangel (Qu.) – fortlaufende Nummerierung der Schriftstücke in einer Akte, unabhängig von der Seitennummerierung

R

Recherche – Suche nach Archivgut oder nach Informationen aus Archivgut zu einem Thema

Rechercheführer – Anleitung zur Suche nach Archivgut zu oft nachgefragten Themen

Registratur – geordnete Ablage der gerade nicht gebrauchten Akten in einer Institution (z.B. einer Behörde); oft Ablage nach Aktenzeichen und einem Aktenplan

Registraturbildner – Institution (oder Person), die ihre Akten in einer Registratur ablegt

Repertorium siehe Findbuch

Reproduktion – Papierkopie, Mikrofilmkopie oder digitale Kopie/Scan von Archivgut

S

Sammlungsgut – Archivgut, das nicht aus einer Registratur und der Verwaltung stammt, sondern zu bestimmten Themen gesammelt wurde z.B. Plakatsammlung, Zeitungsausschnittsammlung

Schutzfristen (auch Sperrfristen) – sind aus datenschutzrechtlichen Gründen im Archivgesetz geregelt und sperren das Archivgut für einen festgelegten Zeitraum für die Nutzung; Schutzfristen können in bestimmten Fällen verkürzt werden

Selekt – Auswahl von Archivgut durch Herauslösung bestimmter Archivalien aus ihrem Bestand und Zusammenführung mit anderen Archivalien zum gleichen Thema oder mit gleichen Eigenschaften z.B. Kaiserurkundenselekt, Kartenselekt, Plakatsammlung

Signatur siehe Bestellsignatur

Sprengel siehe Archivsprengel

U

Unterlagen – alle Formen von Dokumenten und Informationen z.B. Urkunden, Akten, Amtsbücher, Karteien, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial sowie digitale Daten und deren Träger, die in Registraturen und Archiven vorkommen können

V

Verzeichnung – Beschreibung von Archivgut, Teil der Erschließung

Vorsignatur – frühere, alte Signatur aus Registratur oder Archiv

Z

Zugang – eine Ablieferung von Unterlagen an das Archiv aus dem Besitz einer Institution oder einer Person

Zuständigkeit – Aufgabenbereich eines Archivs im Hinblick auf die Übernahme von Archivgut; festgelegt durch Archivgesetze und Vereinbarungen zur Sammlung von Unterlagen