Erschließung und Digitalisierung von Archivgut

Neben der Sicherung von Archivgut ist seine Bereitstellung für die Nutzung eine grundlegende Aufgabe des Landesarchivs. Die entscheidende Voraussetzung, um Archivgut erfolgreich recherchieren und nutzen zu können, ist seine Erschließung. Sie beinhaltet die Beschreibung (Verzeichnung) und Ordnung (Klassifizierung) des Archivguts. Das Ergebnis der Erschließung sind Findmittel, die zunehmend auch im Internet online angeboten werden.

Darüber hinaus werden ausgewählte Bestände und einzelne Archivalien digitalisiert und als digitale Abbildungen im Kontext der Online-Findmittel in speziellen Präsentationsmodulen für die Nutzung bereitgestellt. Online-Findmittel und digitalisiertes Archivgut des Landesarchivs werden auch in überregionalen und spartenübergreifenden Online-Informationssystemen und Internet-Portalen nachgewiesen.

Findmittel

Zur Erschließung von Archivgut gehört einerseits die Bildung von Beständen und andererseits die Verzeichnung und Ordnung der einzelnen Archivalien innerhalb eines Bestandes. Ein Bestand bezeichnet die Überlieferung einer Institution oder Person. Dabei kann es sich um Behörden, Gerichte, um Nachlasser oder auch Körperschaften wie Vereine und Firmen handeln. Informationen zu den einzelnen Beständen und der Beständestruktur (Archivtektonik, Beständetektonik) werden in Beständeübersichten nachgewiesen, die online verfügbar sind. Die Nutzer können sich dort einen Überblick über die in den Archivabteilungen des Landesarchivs vorhandenen Bestände verschaffen und anschließend in den Findbüchern die im Einzelnen vorhandenen Archivalien recherchieren.

Im Rahmen der Verzeichnung werden der Entstehungszweck des Archivguts, seine Struktur, inhaltliche Charakterisierung und der Entstehungszeitraum in einer so genannten Titelaufnahme beschrieben, die für jede Archivalieneinheit erstellt wird. Alle Titelaufnahmen eines Bestandes werden in klassifizierter Form in einem Findbuch (Repertorium) zusammengefasst. Außerdem enthält das Findbuch alle Angaben, die zur Kenntnis eines Bestandes wichtig sind wie die Behörden- und Bestandsgeschichte. Die Findbücher ermöglichen eine kontextbezogene Suche in der Überlieferung schriftgutbildender Stellen. Darüber hinaus werden auch beständeübergreifende, themenbezogene Findbücher (sachthematische Inventare) und Online-Informationssysteme erstellt.

Die Erschließung und Bereitstellung für die Nutzung erfolgt im Landesarchiv über das Archivsystem MIDOSA 21. Damit verbunden ist ein eigenes Online-Informationssystem mit Online-Findmitteln, Online-Bestellsystem und Präsentationsmodulen für digitalisiertes Archivgut.

Das Landesarchiv Baden-Württemberg bietet inzwischen alle Beständeübersichten und gut die Hälfte seiner Findbücher online an; die digitale Erfassung und Retrokonversion der restlichen Findmittel wird im Rahmen eines Aktionsplans forciert vorangetrieben.

Projekt "Retrokonversion von Findmitteln"

Digitalisierung


Zur Digitalisierungsstrategie des Landesarchivs Baden-Württemberg

Die zunehmende Digitalisierung aller Lebensbereiche stellt auch die Archive vor neue Aufgaben. Fragen der Digitalisierung spielen im Hinblick auf eine zeitgemäße Nutzung, aber auch in Verbindung mit der Mikroverfilmung bei der Langzeitsicherung analoger Archivalien eine immer größere Rolle. Deshalb gehört die Online-Präsentation von digitalisierten Findmitteln und digitalisiertem Archivgut neben der Langzeitsicherung oder Bestandserhaltung genuin digitaler Verwaltungsunterlagen zu den wichtigsten Herausforderungen für die Archive in der Informationsgesellschaft.

Das Landesarchiv Baden-Württemberg hat sich schon früh in diesem Prozess engagiert und stellt sich durch den Einsatz moderner Informationstechnologie und sein Engagement in verschiedenen Forschungsprojekten auf nationaler und europäischer Ebene den Herausforderungen. Es verfügt mit MIDOSA 21 über ein modernes Archivinformationssystem, das alle Fachaufgaben von der Übernahme, Erschließung, Beständeverwaltung bis zur Bereitstellung für die Nutzung unterstützt. Für alle Bestände sind Online-Übersichten vorhanden. Für viele Bestände gibt es bereits ausführliche Online-Findbücher mit umfassenden Recherchemöglichkeiten. Online-Findmittel, sachthematische Informationssysteme und digitale Archivalienpräsentationen bieten neue Möglichkeiten für die Nutzung von Archivgut unabhängig von Ort und Zeit.

Um die Aktivitäten zu bündeln, wurde bereits im Herbst 2007 eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet, in der die strategischen Ziele wie die ständige Erweiterung des Online-Angebots im Sinne einer Kundenorientierung oder die Verwirklichung eines Konzepts für die Langzeitsicherung digitalen Archivguts für die nächsten Jahre festgeschrieben wurden. Die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie erfolgt mittels eines internen Aktionsplans, der dann konkrete Maßnahmen für die verschiedenen Aktionsfelder enthält.

Normen, Vorschriften, Richtlinien

Encoded Archival Description (EAD)

"Encoded Archival Description (EAD)" ist ein XML-Format zur Abbildung mehrstufiger archivischer Erschließungsinformationen. Verantwortlich für EAD ist das Technical Subcommittee for Encoded Archival Description der Society of American Archivists gemeinsam mit der Library of Congress. EAD setzte sich zunächst in der englischsprachigen Welt durch, hat sich aber längst als internationaler Standard etabliert. Mit Hilfe von EAD können Strukturen und Beziehungen verschiedener Verzeichnungselemente abgebildet und somit Beständeübersichten und archivische Findmittel hierarchisch dargestellt werden.

Das Austauschformat EAD bietet große Spielräume für die Verwendung und Interpretation von Elementen, Attributen und Werten. Daher haben sich beim praktischen Einsatz des Standards unterschiedliche Varianten oder auch sog. Profile herausgebildet. Die Errichtung der Deutschen Digitalen Bibliothek und der spätere Aufbau eines Archivportals-D wurden zum Anlass genommen, ein konsensfähiges EAD-Profil unter Einbeziehung weiterer Standards zu definieren, das von der Archivwelt in Deutschland gemeinsam getragen wird.

Dies – wie auch die Weiterentwicklung des Profils – erfolgt in einer Ende 2010 initiierten Arbeitsgruppe („EAD(DDB)-AG“) unter Leitung des Landesarchivs Baden–Württemberg mit Vertretern mehrerer staatlicher und kommunaler Archive und unter Beteiligung der zuständigen Fach-Ausschüsse von KLA (Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder) und BKK (Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag). Sie ist eine von der KLA mandatierte Arbeitsgemeinschaft. In Anlehnung an den zunächst vorrangigen Einsatz als archivisches Lieferformat für die Deutsche Digitale Bibliothek wird das Profil als "EAD(DDB)" bezeichnet.

2012 wurde das ausgearbeitete Profil von EAD(DDB) in der Version 1.0 veröffentlicht. Diese Version ist allerdings nicht mehr in Verwendung. Ausgehend von den Erfahrungen in der Deutschen Digitalen Bibliothek wurde EAD(DDB) zwischenzeitlich mehrfach leicht angepasst. Die aktuelle Version sowie Dokumentation von EAD(DDB) findet sich zusammen mit Beispiels- und Schemadateien in einem eigenen Wiki-Bereich der DDB.


Ansprechpartner

Nils Meyer: nils.meyer@la-bw.de