Staatliche Überlieferungsbildung

Vom Ministerium bis in das Archiv

Die Ministerien des Landes Baden-Württemberg produzieren jedes Jahr umfangreiches Schriftgut. Die Unterlagen werden, wenn sie nicht mehr für die Erledigung der aktuellen Dienstaufgaben benötigt werden, in die Registratur der jeweiligen Behörde gegeben. Spätestens nach Ablauf von dreißig Jahren bieten die Ministerien das Schriftgut dem Hauptstaatsarchiv Stuttgart zur Archivierung an.

Nur ein kleiner Teil der Unterlagen kann in das Archiv übernommen werden (ca. 2-3%). Die Entscheidung darüber, welche Dokumente langfristig erhalten werden, treffen die Archivare. Sie berücksichtigen die Vorschläge der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Ministerien. Das entscheidende Kriterium für eine Übernahme in das Archiv ist, dass den angebotenen Dokumenten ein bleibender historischer Wert zukommt. Die von den Ministerien angebotenen, aber nicht archivwürdigen Unterlagen werden vernichtet.

Durch die Abgabe der Akten an das Archiv ändert sich ihr Zweck. Dienen die Dokumente im Ministerium der Aufgabenerledigung (Primärzweck), so bilden sie im Archiv die Grundlage historischer Forschung (Sekundärzweck).

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Ein Ministerialbeamter bei der Arbeit

Altregistratur eines Ministeriums