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Basis-Technologien für das Online-Informationssystem der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg

Gerald Maier

Eine ausführliche Darstellung finden Sie bei: Gerald Maier: Mehrwert durch Integration in Fachportale. Das Online-Informationssystem der staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg. In: Kulturgut aus Archiven, Bibliotheken und Museen im Internet. Neue Ansätze und Techniken (Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg). Stuttgart 2004.

Überblick

Die Staatliche Archivverwaltung Baden-Württemberg unterhält seit Mitte der 90er Jahre ein eigenes Internet-Angebot, in dem aktuelle Nachrichten unter anderem über Veranstaltungen, Ausstellungen oder neue Veröffentlichungen neben Benutzer- und Fachinformationen angeboten werden. Präsentiert werden im Internet-Angebot auch schon seit längerem didaktische Präsentationsmodelle für digitalisiertes Archivgut und archivische Findmittel in Form von Online-Beständeübersichten, Online-Findbüchern und sachthematischen Inventaren.

Das bisherige Internetangebot wurde im Laufe des Jahres 2002 im Sinne des Portalgedankens ausgebaut. Für alle Staatsarchive wurden einheitliche, dynamisch generierte Online-Beständeübersichten und eine immer größer werdende Anzahl von Online-Findbüchern eingestellt. Ermöglicht wird dies dadurch, dass die schon seit den 80er Jahren datenbankmäßig erschlossenen Bestände durch ein Findmittel-Content-Management-System (Findmittel-CMS) verwaltet werden können. Diese Technik erlaubt es den einzelnen Archiven, die Inhalte rationell und zeitnah zu pflegen.

Als zweite Basis-Technologie kommt das Web-Content-Management-System SixCMS für die Administration von Portallösungen zum Einsatz. Bei beiden Content-Management-System-Techniken werden die Inhalte datenbankmäßig verwaltet und direkt aus den Datenbanken on the fly visualisiert..

Die dritte Technologie, die bei der Realisierung von Online-Angeboten Anwendung findet, ist das Autorensystem für die rationelle Erstellung von Präsentationen digitalisierter Archivalien. Sowohl das Content-Management-System als auch das Autorensystem und das Web-Content-Management-System SixCMS wurden entweder von der staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg in Eigenleistung oder im Rahmen von Kooperationen wie der PARSIFAL-Kooperation mit der Archivschule Marburg und dem Bundesarchiv Koblenz/Berlin entwickelt oder als fertige Produkte übernommen und an die spezifischen Bedürfnisse angepasst.

Das Content-Management-System (CMS) für Online-Findmittel

Gemeinsame Basis für alle Internet-Portale, in denen Online-Ressourcen der staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg recherchierbar sind, bilden einheitlich strukturierte Online-Findmittel, in erster Linie Online-Beständeübersichten, aber auch bestandsbezogene und sachthematische Online-Findbücher. Erzeugt und verwaltet werden diese über ein spezielles Findmittel-Content-Management-System.

Vorbild für die Form der Präsentation von Online-Findmitteln innerhalb des Findmittel-CMS ist die im Rahmen der PARSIFAL-Kooperation entwickelte Produkt-Reihe MIDOSA online mit spezifischen Anpassungen für die staatliche Archivverwaltung Baden-Württemberg (zur Entwicklungspartnerschaft PARSIFAL vgl. den Beitrag von Angelika Menne-Haritz im Werkheft der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg: Kulturgut aus Archiven, Bibliotheken und Museen im Internet. Neue Ansätze und Techniken. Stuttgart 2004). Dabei wurde die Software durch die Landesarchivdirektion in Eigenleistung zu einem Web-Content-Management für archivische Findmittel weiterentwickelt und stellt somit einen wesentlichen Baustein für die Präsentation archivischer Erschließungsleistungen im Rahmen einer workflowbasierten Archivsoftware dar.

Screenshot der Startseite des Findmittel-CMS.
Abb. 1: Startseite Findmittel-CMS.

Technisch basiert das Findmittel-CMS auf Open-Source-Komponenten. Als Datenbank findet MySQL in Verbindung mit der Applikationssprache PHP und dem Apache Webserver Verwendung. Das Publizieren und Präsentieren der Online-Findmittel erfolgt über den zentralen Webserver der Landesarchivdirektion beim Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg in Konstanz. Über eine verschlüsselte Internetverbindung können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Staatsarchive mittels Webbrowser in einem Dialogverfahren aus lokalen Erschließungsdatenbanken Online-Beständeübersichten und Online-Findbücher erzeugen.

Das System bietet neben der webbrowserbasierten Eingabe u.a. folgende Möglichkeiten:

  • Generierung einer Online-Präsentation on the fly aus hinterlegten Datenbankdaten (dynamisches System),
  • Verknüpfung von Online-Beständeübersicht und Online-Findbüchern,
  • Änderungen in der Präsentations-Datenbank werden sofort in der Online-Präsentation umgesetzt,
  • Alle Online-Findmittel haben ein einheitliches Erscheinungsbild und einheitliche Funktionalitäten,
  • Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten über Webbrowser auf der Bearbeiterseite,
  • Administration und Eingabe über direkte Anbindung an den zentralen Webserver der Staatlichen Archivverwaltung mit getrennter Verwaltung für jedes Staatsarchiv.

Die Präsentationsmodule des Findmittel-CMS ermöglichen

  1. eine kontextorientierte, strukturierte Navigation anhand einer als Baumstruktur visualisierten Klassifikation über Symbole und Hyperlinks,
  2. eine Recherche über ein datenbankgestütztes Volltextsuchmodul inklusive der Verwendung von Stichwortlisten,
  3. eine Recherche über die Index-Funktion und
  4. eine Recherche über eine Internet-Suchmaschine für die Suche außerhalb der Online-Findmittel im Rahmen einer Portallösung.

Screenshot der Online-Beständeübersicht des Generallandesarchivs Karlsruhe mit AZULAV-Daten. Strukturansicht.
Abb. 2: Online-Beständeübersicht des Generallandesarchivs Karlsruhe mit AZULAV-Daten. Strukturansicht.

Die Datenerfassung und Datenhaltung erfolgt datenbankgestützt. Bisher werden die Daten für die Online-Beständeübersichten mit auf der schon oben genannten Microsoft Access-basierten Softwarelösung AZULAV verwaltet. In Zukunft soll dies über die neue Softwarelösung MIDOSA 21 erfolgen.

Die Daten für die erstellten Online-Findbücher werden momentan noch mit der Erschließungssoftware MIDOSA online erfasst, die in der Zwischenzeit auch als Windows-Version vorliegt. Mit der Einführung von MIDOSA 21 wird durch die Verknüpfung der lokalen Client-Server-Umgebungen mit dem zentralen Findmittel-CMS eine einheitliche Lösung für Datenerfassung und Präsentation geschaffen werden.

Screenshot Online-Findbuch PL 429 des Staatsarchivs Ludwigsburg mit MIDOSA-Daten. Strukturansicht.
Abb. 3: Online-Findbuch PL 429 des Staatsarchivs Ludwigsburg mit MIDOSA-Daten. Strukturansicht.

Der Autorensystem gestützte Workflow für die Präsentation digitalisierter Archivalien

Archivalien, Handschriften, alte Drucke und andere Dokumente, die nicht entliehen werden können und als Unikate schwer zugänglich sind, werden durch Digitalisierung im Netz verfügbar. In Verbindung mit der Bereitstellung digitaler Findmittel und komfortabler Präsentationsmodelle im Internet eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten und Qualitäten für die Nutzung von Archivgut. Daher beschäftigt sich die Landesarchivdirektion schon seit mehreren Jahren mit der retrospektiven Digitalisierung von Archivgut.

Wesentliche Vorarbeiten für die Präsentation von digitalisiertem Archivgut wurden von der Landesarchivdirektion im Rahmen zweier von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) geförderten Projekte in den Jahren 1998-2001 geleistet. In dem ersten, im Juni 1999 abgeschlossenen Projekt Neue Möglichkeiten und Qualitäten der Zugänglichkeit zu digitalen Konversionsformen gefährdeter Bücher und Archivalien wurden umfassende Untersuchungen zur Filmdigitalisierung einzelner Gattungen von Archivgut vorgenommen. Einen breiten Untersuchungsraum nahmen dabei die Bereiche Bildqualität, Dateiformate, Speicherung und Langzeitverfügbarkeit ein. Außerdem wurden anspruchsvolle didaktische Präsentationsmodule für verschiedene Archivaliengattungen erstellt.

Das von Januar 2000 bis Ende Dezember 2001 folgende Projekt "Workflow und Werkzeuge zur digitalen Bereitstellung größerer Mengen von Archivgut" versteht sich als Fortsetzung zum genannten DFG-Projekt. In diesem Projekt wurden Methoden und Softwarewerkzeuge entwickelt, um eine rationelle Mengenverarbeitung und eine Integration digitaler Konversionsformen in Online-Findmittel zu erreichen. Ziel war dabei einerseits die Entwicklung weitgehend automatisierbarer Arbeitsabläufe zur Herstellung optimaler digitaler Master über das Medium Mikrofilm, andererseits die Entwicklung von Autorensystem gestützten Präsentationsmodulen für die objektgerechte Präsentation von Urkunden mit Siegeln und von Akten.

Schematische Darstellung des Workflow für die Digitalisierung von Archivgut.
Abb. 4: Workflow für die Digitalisierung von Archivgut.

Als Basis und zur Steuerung des Workflows dient ein datenbankbasiertes Autorensystem zur Bearbeitung und Verwaltung der Ausgangsmaterialien, d.h. sowohl der Erschließungsdaten als auch der als Bilddaten vorliegenden digitalisierten Objekte. Dabei werden bereits vorhandene Erschließungsdaten mit Metadaten von digitalisierten Objekten bzw. Dokumenten teilweise interaktiv, teilweise automatisch verbunden. Die Datenbank enthält sowohl die Erschließungsdaten als auch Metadaten für die Verwaltung von Filmformen und Digitalisaten sowie die für die Präsentation notwendige Metadaten.

Zusammengefasst wurde folgender Digitalisierungs-Workflow konzipiert und mit einem ausgewählten Mengengerüst getestet:

  1. Verzeichnung des Bestandes im Rahmen der datenbankmäßigen Erschließung
  2. Erfassung zusätzlicher Metadaten mithilfe eines webbrowserbasierten Autorensystems
  3. Verfilmung der Objekte bzw. Dokumente unter Berücksichtigung der objektgerechten Bildqualität und unter Verwendung eines geeigneten Signatursystems
  4. Digitalisierung der verfilmten Objekte bzw. Dokumente unter Berücksichtigung der objektgerechten Bildqualität (bei der Farbdigitalisierung unter Einsatz eines Farbmanagement-Systems), der Bildorganisation der digitalen Masterformen und der Kontrolle der Bildqualität
  5. Automatisierte, zum Teil interaktive Bildaufbereitung der digitalisierten Masterformen für eine Präsentation über das Autorensystem mit Ablage der Bilder in einem Filesystem
  6. Verknüpfung von Erschließungsdaten und Bildmetadaten im Autorensystem
  7. Konfiguration des Präsentationsmoduls
  8. Einbindung der bearbeiteten digitalen Nutzungsformen in Internet-Präsentationsmodule und Generierung eines Online-Findbuchs

Erprobt wurde diese Konzeption vor allem anhand der folgenden Teilprojekte, für die Autorensysteme und Präsentationsmodule entwickelt wurden:

  1. Online-Findmittel Württembergische Regesten (HStAS, Bestand A 602) als Beispiel für die digitale Präsentation von Urkunden, Akten und Siegeln aus dem Zeitraum 1301-1500
  2. Online Findmittel Patentkommission der Zentralstelle für Gewerbe und Handel (StAL, Bestand, E 170a) als Beispiel für die Präsentation von Akten aus dem 19. Jahrhundert
  3. Digitale Präsentation von Zeitungen am Beispiel des Staatsanzeigers für Baden-Württemberg (Präsentation von zwei kompletten Jahrgängen)

Aufbauend auf den Ergebnissen der genannten DFG-Projekte können nun in den baden-württembergischen Staatsarchiven entsprechend der Nutzungsfrequenz und Attraktivität Archivalien in rationeller Weise und mit Kontextinformationen für die Forschung digital bereitgestellt werden. Entscheidend für die Anwendung im Regelbetrieb ist die Verknüpfung des Autorensystems mit dem bereits vorgestellten Content-Management-System für Online-Findmittel, in das die entwickelten Präsentationsmodule integriert werden können, und der Archivsoftware MIDOSA 21. Eine solche Verknüpfung ist vorgesehen und wird zeitnah mit der Einführung von MIDOSA 21 realisiert.

Das Web-Content-Management System (Web-CMS)

Eine weitere Basis-Technologie für den Aufbau von nutzerorientierten Online-Informationssystemen stellt der Einsatz eines Web-Content-Management-Systems dar, mit dem die rationelle und auch dezentrale Verwaltung von Online-Ressourcen bewältigt werden kann.

So konnte seit 2002 das Internet-Angebot der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg fast vollständig auf ein solches Web-Content-Management umgestellt werden. Neben dem oben beschriebenen Content-Management-System für Online Findmittel kommt für die übrigen Inhalte des Online-Angebots der Archivverwaltung und das Internet-Portal Archive in Baden-Württemberg mit der Anwendung SixCMS ein kommerzielles Produkt zum Einsatz. Technisch basiert dieses System ebenfalls auf der relationalen Datenbank MySQL, der Webserver-Erweitung PHP und dem Apache-Webserver.

Screenshot Web-Content-Management-System "SixCMS". Administrationsbildschirm.
Abb. 5: Web-Content-Management-System SixCMS. Administrationsbildschirm.

Das Web-Content-Management-System bietet dabei u.a. folgende Vorteile gegenüber einer statischen Präsentation:

In der Zukunft können über das System auch so genannte Profildienste realisiert werden, mit denen einzelnen Nutzern individuelle Sichten auf das Angebot ermöglicht werden wie z.B. eine individuelle Rercherche-Historie, ein Merkzettel oder die Verwaltung eines Newsletters.