Nutzung ehemaliger Verwaltungsunterlagen

Für die Nutzung von ehemaligen Verwaltungsunterlagen in Archiven durch Dritte müssen selbstverständlich archivrechtliche und datenschutzrechtliche Bestimmungen beachtet werden, wie es im § 6 LArchG festgeschrieben ist:

Landesarchivgesetz § 6 (4)

Sachakten sind erst 30 Jahre nach Aktenschluss frei zugänglich. Ausnahmen, z.B. für wissenschaftliche Forschungen, werden im Einzelfall geregelt (LArchG § 6 (4)).

Verkürzung von Sperrfristen

Das Landesarchiv kann Sperrfristen um höchstens 20 Jahre verlängern, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt oder wenn schutzwürdige Belange des Betroffenen dies erfordern. Das Landesarchiv kann Sperrfristen verkürzen, wenn schutzwürdige Belange des Betroffenen nicht entgegenstehen. Eine Verkürzung der Sperrfrist nach Absatz 2 Satz 3 ist nur zulässig, wenn die Person, auf die sich das Archivgut bezieht, oder im Falle ihres Todes ihr Ehegatte, ihre Kinder oder ihre Eltern eingewilligt haben oder wenn die Nutzung zu wissenschaftlichen Zwecken oder zur Wahrnehmung berechtigter Belange, die im überwiegenden Interesse einer anderen Person oder Stelle liegen, unerlässlich ist und durch Anonymisierung oder durch andere Maßnahmen die schutzwürdigen Belange des Betroffenen angemessen berücksichtigt werden. Bei einer Nutzung zu wissenschaftlichen Zwecken kann von einer Anonymisierung abgesehen werden, wenn das wissenschaftliche Interesse an der Offenbarung wegen der Bedeutung des Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Belange des Betroffenen erheblich überwiegt und das Forschungsvorhaben sonst nicht durchgeführt werden könnte.

Landesarchivgesetz § 6 (2)

Für personenbezogene Unterlagen gilt - zusätzlich zu den Regeln über Sachakten -, dass die betroffene Person mindestens 10 Jahre verstorben sein muss (§ 6 (2), Satz 3).

Sperrfristen für Personenbezogene Unterlagen

Archivgut darf nicht vor Ablauf von 30 Jahren seit Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Unterlag Archivgut Rechtsvorschriften über Geheimhaltung, darf es frühestens 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Bezieht es sich nach seiner Zweckbestimmung auf eine natürliche Person, so darf es frühestens 10 Jahre nach deren Tod genutzt werden; kann der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festgestellt werden, endet die Sperrfrist 90 Jahre nach der Geburt.

Akten die bundesrechtlichen Regelungen der Geheimhaltung unterliegen (Steuergeheimnis, ärztliche Schweigepflicht etc.) können erst 60 Jahre nach Aktenschluss zugänglich gemacht werden (§ 11 (3)).