FAQ Registraturerhebung

Sie haben auch in entlegenen Räumen (Keller, Dach) geschaut? Wenn wirklich keine Papierakten mehr vorliegen, füllen Sie von der Excel-Tabelle das Deckblatt aus und setzen an den entsprechenden Stellen der übrigen Tabellenblätter jeweils eine Null.

Sie tragen alles, was in Ihrem Archiv ist, bei Registratur ein. Was im allgemeinen Sprachgebrauch ein Archiv ist, ist rechtlich gesehen eine Registratur. Ein Archiv im Sinne des Landesrechts muss fachlich vom Landesarchiv anerkannt worden sein.

Die Akten sollten alle Informationen enthalten, die notwendig sind, um Entscheidungen nachvollziehen zu können. Dies gilt auch für sogenannte Unterstützungsprozesse (z.B. Fuhrpark, Personal). Auch Akten, die nur vor Ort zur Nachvollziehbarkeit angelegt werden (Nebenakten) zählen dazu.

Wenn Sie eine E-Akte haben und unklar ist, wann die Einführung erfolgte, tragen Sie das Jahr 2000 ein. Wenn unklar ist, wann sie eingeführt werden soll, lassen Sie das Jahresfeld leer.

- Mitzuzählen sind Papierakten, die abgeschlossen sind, auch wenn Sie sie in digitaler Form aufheben.
- Nicht zu berücksichtigen sind Papierakten oder Einzeldokumente, die nach dem Scannen vollständig in eine E-Akte übergehen, die weiter befüllt wird.

"Ohne Aufbewahrungsfrist" bedeutet, dass die Aufbewahrungsfrist schon abgelaufen ist.

Einzutragen ist das Jahr, ab dem die Aktenführung vollständig (für alle entscheidungsrelevanten Unterlagen) durch E-Akten erfolgt. Die teilweise Einführung der E-Akte wie z.B. für Personalakten spielt bei dem Datum keine Rolle.

Bitte geben Sie auf jeden Fall an, wieviele Unterlagen an den Arbeitsplätzen liegen.

In diesem Fall tragen Sie bitte im Tabellenblatt Arbeitsplatzdaten bei Alternative 1, Arbeitsplatz 1 eine Null ein.

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