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Für den Fall der Fälle….

Fortbildungsveranstaltung zur Notfallvorsorge am Institut für Erhaltung

Trocknung von Einzelblättern

Eine alte These hat sich leider wieder einmal bewahrheitet: Erst wenn man etwas verloren hat, wird einem bewusst, wie wertvoll es war. Der Einsturz des Historischen Archivs der Stadt Köln hat die Öffentlichkeit aufgerüttelt, und die Archive müssen sich der berechtigten Frage stellen, ob sie alles dafür getan haben und tun, um in einem Notfall Schäden an den von ihnen verwahrten Unterlagen ganz zu verhindern oder zumindest so gering wie möglich zu halten.

So war es nur konsequent, dass das Institut für Erhaltung von Archiv– und Bibliotheksgut seine zentrale Fortbildungsveranstaltung 2010 im Rahmen des Landesrestaurierungsprogramms unter das Motto "Notfallvorsorge für Archive und Bibliotheken" stellte. Am 13. und 14. Oktober 2010 versammelten sich 58 Teilnehmer in Ludwigsburg, darunter die Referenten für Bestandserhaltung, die Notfallbeauftragten und die Restauratoren aus dem Landesarchiv, den wissenschaftlichen Bibliotheken und den Universitätsarchiven. Studierende der Staatlichen Akademie der Bildenden Künste Stuttgart (Studiengang Papierrestaurierung) waren wie schon oft willkommene Gäste.

Präsident Prof. Kretzschmar stellte in seiner Begrüßung fest, dass die Archive seit Köln tatsächlich stärker für die Thematik sensibilisiert worden sind und verwies auch auf überregionale Aktivitäten wie etwa die aktuellen Ausarbeitungen des Bestandserhaltungsausschusses der Archivreferentenkonferenz. Es folgte ein Spektrum hochkarätiger Beiträge, die das Publikum mit großem Interesse und Diskussionsfreude aufnahm.

Nur leicht befeuchtete Akten können luftgetrocknet werden.

Anfang und Schluss bildeten Berichte von Notfällen aus eigener Anschauung, und zwar sowohl von einer bisher unvorstellbaren Katastrophe (Bettina Schmidt-Czaia und Imke Henningsen, Köln) als auch von einer überschaubaren Havarie (Jürgen Treffeisen, Karlsruhe). Eine Reihe von Organisationsinstrumenten zur Notfallvorsorge wurde vorgestellt: Maria-Magdalena Rückert (Stuttgart) informierte über die Umsetzung der EU-Hochwassermanagement-Richtlinie, ein interessantes Beispiel für ressortübergreifende Behördenarbeit. Volker Graupner (Weimar) machte den Zuhörern anhand eines detaillierten Gefahrenabwehrplans klar, was man tatsächlich alles für den Ernstfall vorbereiten kann und muss (dieser Plan ist auf der Homepage des Thüringischen Hauptstaatsarchivs abrufbar).

Praktische Notfallübungen sind zwar aufwendig vorzubereiten, sind aber ein unverzichtbares Element der Notfallvorsorge, was in mehreren Vorträgen deutlich wurde. Dorothee Friedrich von der Akademie für Krisenmanagement, Notfallplanung und Zivilschutz beim Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe berichtete aus ihrem reichen Erfahrungsschatz über die Organisation von Übungen und Schulungen jeder Größenordnung. Eine wichtige Erkenntnis ist hierbei, dass man nicht damit beginnen sollte, alles auf einmal zu üben, sondern eher kleinteilig mit überschaubaren Lernzielen vorgehen sollte. Ein Beispiel ist der technische Umgang mit brand- oder wassergeschädigtem Archivgut, der den Restauratoren aus den am Landesrestaurierungsprogramm beteiligten Institutionen im Rahmen eines ganztägigen Praktiker-"Auffrischungs"-Workshops im Januar 2010 vermittelt worden war (Bericht Andreas Kieffer, Ludwigsburg). Einen spannenden Einblick in die Arbeit von Kollegen gab Alexandra Jeberien (Berlin), die eine Übung des Notfallverbunds Berlin-Brandenburg im Bundesarchiv für Unterrichtszwecke an der Hochschule für Technik und Wirtschaft medial begleiten und aufarbeiten konnte.

Vorbereitung nasser Archivalien für das Kühlhaus

Seit einiger Zeit schließen sich Archive, Bibliotheken und auch Museen in Städten oder auch Regionen zu sogenannten Notfallverbünden zusammen. Volker Graupner stellte den Weimarer Notfallverbund als einen der ersten vor, wobei auch rechtliche Aspekte zur Sprache kamen. In Baden-Württemberg gibt es sowohl in Karlsruhe als auch in Stuttgart Bestrebungen, entsprechende Verbünde einzurichten.

Für die Organisation der Notfallvorsorge im Landesarchiv sprach Udo Herkert, der bereits das erste Notfallkonzept der baden-württembergischen Archivverwaltung (gültig ab 1.1.1995!) verantwortlich entwickelt und in einer vielzitierten Publikation bekannt gemacht hat ("Feuer, Wasser, Archivare…", in: H. Weber (Hrsg.): Bestandserhaltung – Herausforderung und Chancen, Stuttgart 1997, S. 291 – 335). In den letzten 15 Jahren hat sich am Konzept grundsätzlich kaum etwas verändert – es hat sich bewährt. Allerdings fanden auch (glücklicherweise) keine größeren Notfälle statt, an denen man die Effizienz der Vorsorgemaßnahmen hätte überprüfen können. Der Wassereinbruch am Generallandesarchiv Karlsruhe vom Sommer 2010 hatte jedenfalls durch das in Übungen geschulte Personal gut bewältigt werden können, wie Jürgen Treffeisen berichtete.

Fazit der abwechslungsreichen Veranstaltung war die Erkenntnis, dass Notfallvorsorge eine stetige und nur spezifisch (in jeder Einrichtung selbst) zu bearbeitende Aufgabe ist, die viel Koordinierung verlangt und daher auf der Führungsebene besonders berücksichtigt werden muss. Im Vergleich zum technischen Know-How werden die Management-Aspekte häufig unterschätzt. Auch auf dem Gebiet der Dokumentation und Kommunikation gibt es Optimierungsbedarf. Die lebhafte Schlussdiskussion zeigte, dass die Teilnehmer auf jeden Fall ein geschärftes Bewusstsein, aber auch viele praktische Hinweise mit nach Hause nehmen konnten.

28.12.10   Anna Haberditzl  (5332 Zeichen)