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Archivverwaltungen im Systemvergleich - gerüstet für die Zukunft?

Kolloquium der Landesarchivdirektion Baden-Württemberg aus Anlass ihres 25jährigen Bestehens in Ludwigsburg

2000-11-16 00:00:00

Tagungsbericht von Nicole Bickhoff

Ludwigsburg

Zu dem oben genannten Kolloquium konnte der Präsident der Landesarchivdirektion, Prof. Dr. Wilfried Schöntag, etwa hundert Teilnehmer überwiegend aus der Bundesrepublik, aber auch aus dem benachbarten Ausland begrüßen. Das Kolloquium wurde eröffnet durch den Staatssekretär im Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg, Michael Sieber MdL. Ein weiteres Grußwort sprach der Präsident des Bundesarchivs, Prof. Dr. Hartmut Weber.

Das Kolloquium gliederte sich in zwei Arbeitssitzungen. Die erste Arbeitssitzung Zur Organisation von Archivverwaltungen - Bilanz und Perspektive stand unter der Leitung von PD Dr. Gerhard Taddey (Staatsarchiv Ludwigsburg). Sie wurde eröffnet durch Prof. Dr. Wilfried Schöntag (Landesarchivdirektion), der in seinem Vortrag die Errichtung der Landesarchivdirektion als Oberbehörde der staatlichen Archivverwaltung skizzierte, 25 Jahre ihres Bestehens bilanzierte und Perspektiven für die Zukunft aufzeigte. Schöntag stellte fest, dass in den letzten Jahrzehnten eine deutliche archivfachliche Professionalisierung, insbesondere bei Fragen der Bewertung und der Nutzung der Informationstechnologie, zu verzeichnen sei. Als entscheidender Einschnitt könne die Verabschiedung des Landesarchivgesetzes in Baden-Württemberg im Jahr 1987 gelten. Die Zukunft der Archivverwaltung werde geprägt durch einen Wandel der Anforderungen durch Bürger und Forschung sowie durch die Herausforderungen, die mit der Archivierung elektronischer Unterlagen verbunden seien. Als ein weiteres Problem bezeichnete Schöntag die Sicherung der nichtstaatlichen Überlieferung - der Körperschaften, Verbände und Vereine. Diese sind von zunehmender gesellschaftlicher Relevanz; die Archivierung ihres Schriftguts ist aber vielfach ungelöst.

Im nachfolgenden Referat gab Dr. Bernd Kappelhoff (Niedersächsische Staatskanzlei Hannover) einen Überblick über das staatliche Archivwesen in Niedersachsen, das gekennzeichnet ist durch Zentralität bei dezentralem Aufbau. Kappelhoff führte aus, dass in einem Flächenland wie Niedersachsen die Berücksichtigung der Fläche der einzige richtige Weg sei. Der Aspekt der Dezentralität führte zur Gründung von insgesamt sieben Staatsarchiven. Die Zentralität - bei dezentralen Strukturen - beruht auf einem Archivreferat im Staatsministerium, das über eigene Zuständigkeiten für Haushalt und Personal verfügt. Der Referent postulierte ein pragmatisches Miteinander von Archiven und Zentrale, das geprägt sei von der engen Zusammenarbeit der Parallelreferate der einzelnen Staatsarchive und der behutsamen Lenkung durch die Staatskanzlei.

Den Aufbau des Archivwesens in der Schweiz stellte Prof. Dr. Christoph Graf (Schweizerisches Bundesarchiv Bern) vor. Das Bundesarchiv ist direkt dem Ministerium unterstellt; sein Geltungsbereich erstreckt sich auf die Bundesorgane und Dritte mit Bundesvollzugsaufgaben. Die regionale Zuständigkeit liegt bei den Kantonen. Die archivgesetzliche Grundlage in den Kantonen kann sehr unterschiedlich gestaltet sein. Neben Regelungen auf der Gesetzesstufe stehen Regelungen auf der Verwaltungsstufe sowie Regelungen durch verwaltungsinterne Reglemente. Für die Zusammenarbeit der Archive und die Abstimmung in archivfachlichen Fragen kommt der Verbandsarbeit eine große Bedeutung zu. Optimierungsmöglichkeiten sieht Graf vor allem in der Intensivierung der organisatorischen und technischen Vernetzung der Archive, der Lancierung archivrechtlicher und archivpolitischer Diskussionen in einer breiteren Öffentlichkeit und der Harmonisierung der jetzt noch sehr heterogenen rechtlichen Rahmenbedingungen. Voraussetzung dieses Optimierungsprozesses sei eine intensivierte Zusammenarbeit der Archive.

Im letzten Vortrag der ersten Arbeitssitzung schilderte Prof. Erik Norberg (Schwedisches Reichsarchiv Stockholm) die schwedische Archivtradition als Paradigma eines Archivsystems in einem zentralen Nationalstaat. Alle nordischen Staaten verfügen heute über Gesetze, die das Recht auf Akteneinsicht garantieren; das schwedische Gesetz ist besonders weit gefasst. Das Recht auf Akteneinsicht gilt nicht nur für die Unterlagen der zentralen und lokalen Verwaltungsbehörden, sondern auch für die Unterlagen der Legislative und der Justiz. Die staatlichen Behörden besitzen, im internationalen Vergleich gesehen, eine sehr selbständige Stellung. Sie sind der Regierung, nicht dem zuständigen Ministerium unterstellt. Im Fall des Reichsarchivs bedeutet das, dass es dem Kultusministerium als zuständigem Ministerium untersagt ist, direkte Weisungsbefugnis auszuüben. Zudem kann das Reichsarchiv wie andere Behörden auch frei über Haushaltsmittel verfügen, die jährlich im Rahmen einer Dreijahresplanung von der Regierung und dem Reichstag bewilligt werden. Zur Archivorganisation gehören sieben Landesarchive, die zwar formal die Stellung von eigenständigen Behörden innehaben, aber dem Reichsarchiv unterstellt sind. Zu den Faktoren, die derzeit und auch zukünftig die Archivorganisation beeinflussen, gehören Veränderungen in der Verwaltungsstruktur und neue Arbeitsformen.

Die zweite Arbeitssitzung unter der Leitung von Dr. Volker Rödel (Generallandesarchiv Karlsruhe) war dem Thema Die Organisation von Archivverwaltungen und Archiven im Spiegel von Fachaufgaben - Strategien für die Zukunft gewidmet. Dr. Nicole Bickhoff (Landesarchivdirektion) referierte über Produkte und Leistungen der staatlichen Archivverwaltung - archivfachliche Ziele und ihre Umsetzung. Sie benannte zunächst die Vorhaben und Instrumente der Verwaltungsreform in Baden-Württemberg und zeigte dann die Implikationen für die staatliche Archivverwaltung auf. Die Archivverwaltung hat die Instrumentarien der Reform aufgegriffen. Im Vorgriff auf die Einführung der Kosten-Leistungs-Rechnung wurde ein Produktkatalog entwickelt, der neun archivische Produkte umfasst. Mit der Einführung der Kosten-Leistungs-Rechnung, die in der zweiten Jahreshälfte 2001 erfolgen soll, wird dieser Produktkatalog aber voraussichtlich noch größere Veränderungen erfahren. Die Kosten-Leistungs-Rechnung wird Aussagen darüber liefern, welche Kosten für welches Verwaltungsprodukt entstehen, wie sich die Kosten zusammensetzen, und an welcher Stelle sie angefallen sind. Die Kosten-Leistungs-Rechnung werde daher, so die Referentin, das Kosten-Nutzen-Denken und die ergebnisorientierte Steuerung fördern. Als weiterer Aspekt wurde das Spannungsverhältnis zwischen Personalabbau und Mittelreduzierung einerseits und den neuen bzw. veränderten Aufgaben, die auf die Archive zukommen, der Optimierung der Leistungsqualität und den gestiegenen Erwartungen der Nutzer andererseits angesprochen. Dieses Spannungsverhältnis könne nur gelöst werden durch eine klare Priorisierung der Aufgaben sowie durch neue, effektivere und rationelle Wege der Aufgabenerledigung.

Mit Neuen Aufgaben, neuen Erwartungen, neue Kunden - staatliche Archive in der Veränderung setzte sich Dr. Robert Kretzschmar (Hauptstaatsarchiv Stuttgart) auseinander; er ging den Fragen nach, ob den Archiven neue Aufgaben zugewachsen sind, wo und wie Archive mit neuen Erwartungen konfrontiert sind und ob bzw. wie neue Kunden gewonnen werden können. Als neue Anforderungen bei der Wahrnehmung der Überlieferungsbildung führte Kretzschmar das Arbeitsfeld der elektronischen Unterlagen an; er forderte darüber hinaus ein integratives Gesamtkonzept für die Bewertung und verstärkte Berücksichtigung der nichtstaatlichen Überlieferung. Bei Planungen zur Erschließung von Beständen und Überlegungen zur Aufbereitung der Erschließungsergebnisse im Internet müßten auch die Erwartungshaltungen der Nutzer mit einbezogen werden. Erwartungen bestehen seitens der Öffentlichkeit, aber auch von seiten der Politik hinsichtlich einer professionellen Öffentlichkeits- und historischen Bildungsarbeit. Zur Gewinnung neuer Kunden oder zumindest Interessenten wurde das Stichwort "Infotainment" genannt. Darüber dürften aber auch der traditionelle Kundenstamm der Forschung und die Zielgruppe Schule nicht vernachlässigt werden. Ausdrücklich ging der Referent auch auf Fragen der Verwaltungsreform ein. Er plädierte dafür, die bewährte Organisationsstruktur der baden-württembergischen Archivverwaltung beizubehalten, deren Stärke in der koordinierenden Funktion der Landesarchivdirektion als kleine Fachoberbehörde und einer eigenständigen, den örtlichen Verhältnissen angepassten Aufgabenwahrnehmung durch die Archive vor Ort begründet sei. Die verschiedenen Instrumentarien der Verwaltungsreform müssten unter Einbeziehung der traditionellen Abstimmungsverfahren der Archivverwaltung noch einmal in ihren Bezügen durchdacht und in ein ganzheitliches, kontinuierlich fortentwickeltes, laufend kritische hinterfragtes System einmünden.

Ingrid Grohmann (Staatsarchiv Leipzig) zeigte in ihrem Vortrag 1990-2000: Das sächsische Staatsarchiv Leipzig zwischen Neuorientierung und Veränderung die Entwicklung des sächsischen Staatsarchivs in den letzten zehn Jahren auf. Zunächst stellte sie die organisatorischen Rahmenbedingungen, deren Herausbildung sich in zwei Etappen einteilen lässt, vor. In der ersten Phase zwischen 1990 und 1993 wurde eine Fachaufsicht für das staatliche Archivwesen im Innenministerium eingerichtet; in der zweiten Etappe ab 1993 bis heute wurde die Administration gestärkt und die staatliche Verwaltung verfestigt. Die bisher acht Staatsarchive wurden auf vier Standorte reduziert. Auch die archivfachlichen Aufgaben unterlagen einschneidenden Veränderungen; dabei dienten nationale und internationale Standards als Orientierung. Mit der gegenwärtigen Organisationsveränderung soll das Referat im Innenministerium aufgelöst und mit dem Staatsarchiv Dresden zusammengelegt werden. Das Staatsarchiv Leipzig kann für den dargestellten Zeitraum eine beeindruckende Bilanz aufweisen. Die Zahl der Beschäftigten hat sich von 8 auf 34 erhöht, fast verdreifacht hat sich der Umfang des verwahrten Archivguts. Großes Gewicht wird der Erledigung der Kernaufgaben, insbesondere der Bewertung, Erschließung und Nutzung, zugemessen. Die Archivierung der elektronischen Unterlagen wird vorbereitet. Die vielfältigen Aufgaben können nur, so Grohmann, durch eine Synthese zwischen Bewährtem und der Bereitschaft zur Veränderung bewältigt werden.

Über den Veränderungsprozess auf der kommunalen Ebene referierte Dr. Ernst Otto Bräunche (Stadtarchiv Karlsruhe). Kommunalarchive vor neuen Aufgaben? Aufgabenschwerpunkte vor und nach der Verwaltungsreform lautete der Titel seines Vortrags. 1996 wurde ein kommunaler Produktplan erstellt, der vier archivische Produkte definiert: Bildung, Verwahrung und Erschließung der Bestände; Benutzerdienst; Öffentlichkeitsarbeit; Beratung und Unterstützung für Dritte. Die Erstellung des Produktplans macht die Arbeit der Archive transparenter; der Haushalt ist auf die Produkte umgestellt. Bräunche hob hervor, dass die Stadtarchive in Baden-Württemberg in vielen archivfachlichen Fragen kooperieren; ebenfalls werde die archivspartenübergeifende Kooperation, so auch mit der staatlichen Archivverwaltung, praktiziert.

Im letzten Vortrag der Veranstaltung stellte Dr. Harry Niemann (DaimlerChrysler Konzernarchiv Stuttgart) Wirtschaftsarchive in der digitalen Welt am Beispiel des DaimlerChrysler Konzernarchivs vor. Die Wirtschaftsarchive stehen aufgrund der zunehmenden Digitalisierung vieler Bereiche vor großen Strukturveränderungen. Erforderlich ist die Entwicklung einer bereichsübergeifenden und konzernweit einsetzbaren Datenbank. Außerdem stehen Wirtschaftsarchive unter stetem Rechtfertigungsdruck. Um sich auf Dauer innerhalb des Konzerns behaupten zu können, müssen sie sich als "Mutter der Information", als multimedialer Gedächtnisspeicher erweisen, dessen vorgehaltene Daten wirtschaftlich verwertbar sind.

Die Vorträge des Kolloquiums sollen als Veröffentlichung der staatlichen Archivverwaltung Ende 2001 in gedruckter Form publiziert werden. Die Vorträge von Dr. Nicole Bickhoff und Dr. Robert Kretzschmar können bereits an dieser Stelle eingesehen werden. Kontaktadresse für Rückfragen: Dr. Nicole Bickhoff, Tel. 0711/212-4285, E-Mail: nicole.bickhoff@la-bw.de.