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Landesarchiv >> Aufgaben und Dienstleistungen >> Bestandserhaltung >> Normen, Vorschriften, Richtlinien >> Maßnahmen zur Magazinüberwachung und Bestandspflege

Maßnahmen zur Magazinüberwachung und Bestandspflege

Ausgearbeitet vom Restaurierungsausschuss im Jahr 1998

Vorbemerkung

Angesichts hoher Kosten für die Restaurierung wird der Stellenwert der Prävention innerhalb der Bestandserhaltung immer klarer erkannt. Aus diesem Grund hat der Restaurierungsausschuss im Auftrag der Archivreferentenkonferenz des Bundes und der Länder zunächst für die beiden Themenkomplexe "Maßnahmen zur Magazinüberwachung und Bestandspflege" und "Notfallvorsorge in Archiven" die wichtigsten Erkenntnisse in Richtlinienform zusammengetragen und einen aktuellen Literaturüberblick ergänzt.

Die vorliegenden Empfehlungen wollen und können keine Patentrezepte liefern. Es ist vielmehr beabsichtigt, die maßgeblichen Zielstellungen im Bezug auf die Bestandserhaltung vollständig anzugeben und die wesentlichen Lösungsverfahren zu skizzieren. Diese müssen für jedes Archiv anhand der vorhandenen Gegebenheiten, z.B. der baulichen Voraussetzungen und der besonderen Eigenschaften der verwahrten Bestände, zu einem Gesamtkonzept verarbeitet werden. Außerdem möchten die Empfehlungen angeben, wie vorhandene Provisorien hinsichtlich ihrer Tauglichkeit beurteilt werden sollten und wo die wesentlichen Ansatzpunkte für mögliche Verbesserungen liegen.

1. Vorkehrungen baulicher Art

In dieser Hinsicht unterscheiden sich die Archive hinsichtlich der Größe, des Alters des Gebäudes und dessen ursprünglicher Zweckbestimmung ganz entscheidend - somit auch in den technischen Ausstattungen, die zur Verfügung stehen. Die Zusammenstellung aller Gesichtspunkte, die bei der Neukonzipierung eines Archivbaus zu bedenken sind, kann hier nicht geleistet werden. Grundlegend können die folgenden Gesichtspunkte unterschieden werden:

Raumkonzept

Die Lagerräume für Archivgut müssen von den Arbeitsräumen der Mitarbeiter getrennt angelegt werden, Dauerarbeitsplätze im Magazin sind - zum Schutz der Mitarbeiter und des Archivguts - unzulässig. Für neueingehendes Archivgut soll ein besonderer Raum zur Verfügung stehen, in dem die technische Bearbeitung der Neueingänge, vor allem von verschmutzten oder schimmelbefallenen Unterlagen, möglich ist. Besondere Transporteinrichtungen, z.B. Fahrstühle, Aktenaufzüge, auch Bandtransportanlagen, erleichtern die Arbeit und erlauben es, das Archivgut schonend zu bewegen. Wenn möglich, können für Archivgut mit unterschiedlichen Anforderungen an die Aufbewahrungsbedingungen besondere Räume oder Abschnitte im Magazin vorgesehen und speziell hergerichtet werden.

Umgebungsbedingungen

Das Klima in Magazinräumen muss der Erhaltung des Archivguts förderlich sein. Dies kann durch Einbau von Anlagen zur Steuerung des Luftaustauschs oder durch entsprechende Gestaltung des Baus erfolgen. Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Richtlinien, vor allem für Gebäude mit speziellen technischen Anlagen; hier folgt lediglich eine Auswahl:

Papier und Pergament:

Mikrofilme, Fotonegative:

Besondere Regeln gibt es z.B. für die Luftaustauschrate, den Schadstoffgehalt, die Luftgeschwindigkeit etc. Bei weniger gut ausgestatteten Lagerräumen sollten die folgenden Mindestregeln und -verfahren eingehalten werden: Temperaturschwankungen sollen möglichst gering, vor allem aber langsam sein. Weniger häufig benutztes Archivgut, z.B. in Außendepots, kann auch bei niedrigeren Temparaturen lagern - lediglich die plötzliche Erwärmung beim Vorlegen im Benutzersaal, nicht die niedrige Lagertemperatur ist das Problem. Besondere Aufmerksamkeit erfordert dagegen die Einhaltung der Feuchte-Werte, hier können notfalls Entfeuchter eingesetzt werden. Notwendig ist immer die Überwachung der Klimawerte, auch und gerade in Depots oder nicht optimal ausgestatteten Gebäuden.

Fenster (d.h. Tageslicht) sollte es in Magazinräumen nicht geben, zur Beleuchtung sollten Leuchtstoffröhren mit geringem UV-Anteil benutzt werden. Die Magazine müssen ausreichend belichtet werden, nützlich ist eine Steuerung der Beleuchtung durch Geräusch- oder Bewegungsmelder.

Schutz vor Zerstörung durch Brand oder Wasser, Katastrophenschutz

Magazinräume müssen in geeigneter Form in Brandabschnitte unterteilt werden. Für jedes Archiv, wie für jedes andere öffentliche Gebäude, ist ein Konzept betreffend den Feuerschutz (Brandschutzordnung) notwendig; hierbei ist auch auf die Bestellung und Ausbildung der verantwortlichen Personen zu achten. Magazinräume sind mit Rauchmeldern auszurüsten, geeignete Feuerlöscher müssen in genügender Anzahl und Ausführung in den Räumen verteilt zur Verfügung stehen. Wasser ist zum Löschen in Archiven nicht geeignet. Bezüglich der Einrichtungen im Brandschutz sollte man sich von der Feuerwehr beraten lassen und Einvernehmen über die Brandbekämpfung herstellen; bei der Installation von Meldeeinrichtungen, wie sie die größeren Archive besitzen, ist eine solche Beratung immer notwendig. Zum Brandschutzkonzept gehören auch Festlegungen über Fluchtwege und deren Kennzeichnung, die Installation von Notfallbeleuchtungen, Notausstiegen sowie die regelmäßige Instruktion des Personals über das Verhalten im Brandfall.

Bei der Herrichtung aller Installationen ist auf Sicherheit zu achten: Zulässig sind nur besonders abgesicherte Beleuchtungseinrichtungen, Wasser- und Abwasserrohre dürfen in Magazinen nicht verlegt sein. Auf den Hochwasserschutz und die Abdichtung gegen Grundwasser (bei unterirdischen Magazinen) ist besonders zu achten. In der Vergangenheit sind Archivgebäude mitunter - zumindest partiell - auch gegen Katastrophen- und Kriegseinwirkungen gesichert erstellt worden. Einige dieser Einrichtungen, z.B. besonders gegen Wassereinbruch abgedichtete Türen, sind auch gegen andere Schadensereignisse nützlich. Jedes Archiv sollte über ein Notfall-Konzept (z.B. mit Kontakten zu leistungsfähigen Tiefkühleinrichtungen) verfügen.

Zugangskontrolle, Schutz vor dem Eindringen

Magazinräume sind verschlossen zu halten; insbesondere haben Benutzer in den Magazinen nichts zu suchen. Hierzu müssen zwischen dem öffentlichen und dem geschlossenen Bereich des Magazins verschließbare Türen vorhanden sein, diese sind auch geschlossen zu halten. Zugangsberechtigungen können auch durch Magnetkarten-Leser oder Zahlencodes kontrolliert werden.

Der Schutz vor Einbrüchen kann durch besondere Meldeanlagen (sind mit der Polizei zu vereinbaren und von dieser zu genehmigen), durch passive Sicherungen (Zaun, Gitter etc.) und/oder durch Wachdienste gewährleistet werden. Alle Öffnungen im Gebäude müssen auf das Eindringen unerwünschter Erscheinungen - Ungeziefer, Witterungseinflüsse, Schadstoffe etc. - hin überprüft und entsprechend abgedichtet werden.

2. Lagerung und Verpackung

Regale

Die Aufbewahrung der Archivalien erfolgt bis auf die Sonderbestände wie Urkunden und Karten in Metallregalanlagen, die aus Gründen der Platzersparnis fahrbar gestaltet werden können. Dabei ist auf erschütterungsfreie Bewegung der Regale zu achten, um die Belastung für das eingelagerte Material bei der Bewegung der Anlage gering zu halten. Scharfe Ecken, Kanten und Unebenheiten sind in allen Anlagen zu vermeiden.

Bei feststehenden Anlagen sind die unteren Regalböden mindestens 15 cm über dem Boden anzubringen, um die notwendigen Reinigungsarbeiten zu ermöglichen und eine ausreichende Luftzirkulation zu gewährleisten. Der Abstand der Regale zur Wand sollte aus diesen Gründen ebenfalls 15 cm betragen.

Der oberste Regalboden sollte nicht höher als 2 m liegen. Bei höheren Regalen sind die Fächer nach Möglichkeit für selten benutzte Archivalien zu verwenden. Die Regaltiefe für liegende Aufbewahrung beträgt für Folio-Formate 40 cm, für DIN A4-Formate 34 cm. Zwischen der Oberkante des Archivguts und der Unterkante des nächsthöheren Regalbodens sind mindestens 3 cm Abstand einzuhalten.

Die Belastbarkeit der Fachböden ist bei 1 m Länge mit mindestens 80 kg zu veranschlagen. Die Breite des Hauptganges sollte 2,30 m nicht unterschreiten, die Breite der Beladungsgänge sollte mindestens 1,10 m betragen. Alle Fahrwege sind stufen- und schwellenfrei zu halten.

Türen und Aufzüge müssen die Benutzung von Paletten und Hubwagen ermöglichen. Trittsichere und standfeste Trittleitern sind für die Arbeit an den Regalen Bedingung.

Reinigung der Magazinräume

Die Fußböden sind wöchentlich zu reinigen. Die Reinigung sollte mit einem mit Schwebstoffilter ausgestatteten Staubsauger, der auch in den Regalen eingesetzt werden kann, erfolgen. Die gelegentliche oder auch regelmäßige Feuchtreinigung sollte im Bedarfsfall erfolgen. Dabei empfielt sich der Zusatz eines Desinfektionsmittels im Wischwasser, um die Schimmelpilzbelastung auf dem Boden, in den Regalen und in der Luft zu senken.

Verpackung

Für die Verpackung sind Materialien ohne optische Aufheller vorzusehen, die der Norm ISO DIN 9706 entsprechen (säure- und holzschlifffrei sind, einen alkalischen Puffer von mind. 2% enthalten und einen pH-Wert von 7,5 - 9,5 besitzen). Bei der Materialauswahl ist darauf zu achten, dass eingesetzte Kunststoffmaterialien nur aus Polyester, Polyethylen oder Polypropylen bestehen dürfen. In keinem Fall sind PVC, weichmacherenthaltende Materialien sowie Pergaminpapier vorzusehen.

Die günstigste Verpackung wird mit Kartons erreicht, da damit der Schutz der Archivalien vor Licht, Staub und Schädlingen gewährleistet ist. Darüberhinaus ist das Ausheben und Reponieren einfacher. In fahrbaren Regalanlagen erweist sich diese Lagerung in allen Fällen als günstiger, da Kartons fester liegen und nicht rutschen. Ist es nicht möglich, Kartons aus säure- und holzschlifffreiem Material zu beschaffen, müssen die einzulagernden Akten, bevor sie in den Karton kommen, mit einer Umhüllung aus säure- und holzschlifffreiem Papier (nach DIN ISO 9706) versehen werden. Die Kartonpappe muss aber in jedem Fall säurefrei und alkalisch gepuffert sein. Einzeldokumente und besonders gefährdete, auch leicht beschädigte Akten werden in Jurismappen entsprechender Qualität eingelegt, bevor sie in den Karton kommen. Bei Bedarf sind Aktenumschläge für Einzelstücke einzusetzen.

Karten und Pläne sind nach Möglichkeit horizontal in Mappen zu maximal 10 Stück in Spezialschränken mit max. 3 Mappen übereinander je Fach zu lagern. Es empfielt sich, zwischen die einzelnen Karten Seiden- oder Japanpapier zu legen, um insbesondere bei älteren und handgezeichneten Karten den Abrieb zu unterbinden. Möglich und empfehlenswert ist auch die Lagerung der Einzelstücke in Schutzumschlägen, die dann wiederum in Mappen liegen.

Fotos sind in Spezialpapier für die Fotoaufbewahrung nach DIN ISO 10214 einzupacken und dann in Mappen und Kartons zu lagern.

Pergamenturkunden sind im günstigsten Falle geglättet und planliegend in flachen Schubladen aufzubewahren. Möglich ist auch die Verpackung der gefalteten Urkunden in säurefreien Urkundentaschen, die gegebenenfalls stehend in stabilen Fächern oder Behältnissen aufbewahrt werden können. Ebenfalls möglich und zu empfehlen ist die hängende Aufbewahrung in Polyestertaschen in entsprechenden Schränken, da hier die Urkunden bei der Vorlage nicht mehr aus der Verpackung entfernt werden müssen.

Siegel sind in glattes, säurefreies Seiden- und Japanpapier einzuschlagen oder durch Siegelkapseln aus Karton oder Polyester zu schützen. Bei stehender Aufbewahrung der Urkunden ist darauf zu achten, dass die Siegel sorgfältig mit der Urkunde in die Tasche eingelegt werden und in deren unterem Teil zu liegen kommen.

Für Beschriftungen und Stempel sind Schreibstoffe entsprechend der demnächst zu erwartenden Norm DIN ISO 11798 einzusetzen.

Filme sind getrennt von den übrigen Archivalien, nach Möglichkeit in einem gesonderten Raum unter strenger Beachtung der Temperatur- und Feuchtigkeitskriterien zu lagern. Die Lagerung sollte in geeigneten Blech- oder Kunststoffschachteln erfolgen, die in Spezialregale eingelegt werden. Die feuergefährlichen Nitrofilme müssen durch Kopien ersetzt werden.

Reinigung und Vorbereitung für die Einlagerung

Die Anlieferung der Archivalien sollte in einem gesonderten, von den Magazinen getrennten Raum erfolgen. Hier ist die Begutachtung vorzunehmen, die sich vor allem auf Staub, Schmutz und Schädlinge, aber auch auf den Erhaltungszustand richtet. Es erfolgt die Beseitigung einfacher Verschmutzungen und nach Möglichkeit die Entnahme aus den Stehordnern und Entfernung aller Metallteile. Schimmelpilzbelastete Archivalien sind einer gesonderten Behandlung zuzuführen. Die Entscheidung über notwendige Restaurierungsmaßnahmen sollte schon hier vorbereitet oder getroffen werden.

3. Bestandspflege durch Ordnung und Erschließung

Die archivischen Arbeiten müssen die folgenden Zielstellungen aus dem Bereich der Bestandspflege berücksichtigen:

Lagerungsordnung

Bei der Neuaufnahme muss - z.B. durch ein geregeltes Anmeldeverfahren - die Einordnung in die Tektonik des Archivs (Zuweisung zu einem Bestand), die sachliche zuständige Instanz (bearbeitendes Sachgebiet) und der Lagerort des Archivguts festgelegt werden. Die archivischen Bearbeiter müssen ihre Ablieferungen soweit betreuen, dass das Lagergut eindeutig gekennzeichnet (z.B. durch Kartonbeschriftung, Konvolutetiketten) abgelegt werden kann. Außerdem sollte berücksichtigt werden, dass die Festlegung der übernommenen Lagerungs- und Verzeichnungseinheiten Voraussetzung der Verpackung ist und dass eine korrekte, gut lesbare Beschriftung des Lagerguts Fehler beim Ausheben und Reponieren vermeidet. Die Bearbeiter sollten dazu angehalten werden, auf Akzessionierungsverfahren überzugehen, die ohne zusätzliche Sortierarbeiten in bereits vorhandene Akzessionen auskommen. Spätestens zu dem Zeitpunkt, zu dem das Schriftgut der regulären Benutzung offen steht, sollte es soweit konfektioniert sein, dass es durch das Magazinpersonal routinemäßig ausgehoben werden kann.

Ordnung und Verzeichnung des Archivguts

Die Verzeichnung muss dem potentiellen Benutzer ein möglichst deutliches Bild darüber vermitteln, welche Art von Unterlagen in einer Bestelleinheit zu erwarten sind, damit Schriftgut nicht unnötig ausgehoben und vorgelegt wird. Hierzu gibt es - v.a. im Bereich der Sammlungen (z.B. Karten, Plakate) - viele, allerdings meist recht aufwendige Möglichkeiten. Dieser Aspekt muss vor allem bei der Konzipierung beständeübergreifender Findmittel sorgfältig durchdacht werden.

Bei der Ordnung des Schriftguts, vor allem bei der Abgrenzung der Einheiten, sollte darauf gesehen werden, dass Benutzern diese Ordnung auch anhand der Verpackung deutlich gemacht werden kann: Z.B. sollen mehrteilige Archivalieneinheiten, lose Beilagen etc., wenn nicht ganz vermeidbar, gut gekennzeichnet werden.

Bevorzugte Erschließung von Reproduktionen

Um Reproduktionen in der Benutzung zu fördern, sollten bei der Verzeichnung des Schriftguts die Hinweise auf Ersatzmedien bereits im Findmittel selbst stehen, bei für die Vorlage gesperrten Beständen statt der Bestellsignatur. Es bietet sich außerdem an, für die Ersatzmedien besonders konzipierte Erläuterungs-Materialien herzustellen, damit sie einfacher als die durch sie ersetzten Archivalien benutzt werden können. Die Möglichkeit, hierdurch besondere Benutzerkreise gezielt anzusprechen, sollten ausgeschöpft werden.

4. Bestandspflege bei der Benutzung

Die Archivare sind nicht nur gegenüber den Benutzern verpflichtet, die heute im Archiv auftreten, sondern auch gegenüber denen der Zukunft. Im Spannungsfeld zwischen benutzerfreundlichem Archivbetrieb und Bestandserhaltung sollte mit den Problemkreisen

bewusst umgegangen werden.

Allgemeine Sorgfalt, Regelungen und ihre Einforderung

Lesesaalordnungen und Aufmerksamkeit der Benutzerbetreuung, aber auch das alltägliche Hantieren der Archivbediensteten selbst müssen den Benutzern deutlich machen, dass es sich um einmalige Unterlagen handelt, die im Umgang besonderen Respekt erfordern. Archivgut sollte deshalb vorzugsweise auf dafür geeigneten Wagen sorgfältig transportiert werden und nicht unnötig aus dem Magazin entnommen und in den Dienstzimmern aufbewahrt werden. Für die Ausleihe von Archivalien sowie den Fall von Transporten, z.B. zu Dienstleistern, sind besondere Regeln zu formulieren und einzufordern. Sperrvermerke - z.B. Kopiersperren, Sperre für die Vorlagen aus Gründen der Konservierung - müssen allen beteiligten Archivmitarbeitern deutlich mitgeteilt werden, auch dem Kopierdienst und allen möglicherweise als Vertreter in Benutzerbetrieb eingesetzten Personen. Hierfür sollte ein Kennzeichnungsverfahren (an Findmitteln und am Lagerort bzw. der Archivalieneinheit) vorhanden sein.

Reproduzieren von Archivgut

Archivgut darf nur dann kopiert werden, wenn es dadurch nicht in seinem Bestand gefährdet ist. Mögliche Schutzmaßnahmen sind das Herstellen von Benutzerfilmen oder -fiches bereits im Vorfeld, Angebote vorlagenschonenderer Reproduktionsverfahren wie z.B. Mikrofilmaufnahmen im Benutzerauftrag. Das vorlagenschonendere Verfahren sollte auch bei der Preisgestaltung begünstigt werden.

Handhabung schwieriger Unterlagen

Bei der Vorlage von schwierigen Unterlagen, z.B. handgezeichneten Karten, können besondere Tische oder das Einlegen der Vorlagen in transparente Schutzumschläge nützlich sein. Es gibt viele traditionelle Hilfsmittel in diesem Bereich, die wiederentdeckt werden können: Buchstützen und Buchgewichte, die Einbände vor dem Brechen schützen, Filzunterlagen für Siegelurkunden, Baumwollhandschuhe etc.

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