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Landesarchiv >> Aufgaben und Dienstleistungen >> Bestandserhaltung >> Normen, Vorschriften, Richtlinien >> Verwendung von Schutzmedien in Archiven

Verwendung von Schutzmedien in Archiven

Ausgearbeitet vom Restaurierungsausschuss im Jahr 2000.

Ziele

Auch zukünftige Generationen haben Interesse an intakten Archivalien. In den Lesesälen der Archive werden über tausend Jahre alte Kaiserurkunden, empfindliche handgezeichnete Karten oder vom Säurefraß brüchige Akten bereits seit geraumer Zeit nicht mehr im Original zur Einsicht vorgelegt. Jede "Handgreiflichkei" bei der Einsichtnahme belastet die Blätter aus Papier oder Pergament und verkürzt ihre Lebenserwartung. Daher akzeptieren verantwortungsbewußte Nutzer, dass an Stelle eines unersetzlichen Originals eine hochwertige Kopie, sei es als Mikrofilm, Makrofiche oder neuerdings auch als digitales Abbild angeboten wird.

Angesichts hoher Kosten für die Restaurierung spielt die Schutzverfilmung eine immer größere Rolle als präventive und damit kostendämpfende Konservierungsmaßnahme. Die Konferenz der Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder hat deshalb für ihren Verantwortungsbereich empfohlen, im Interesse der Erhaltung der Originale Schutzmedien für die Nutzung zu verwenden, wann immer es möglich ist, nicht nur in außergewöhnlichen Fällen. Im Auftrag der Archivreferentenkonferenz hat der Restaurierungsausschuss die hier veröffentlichten Grundsätze formuliert.

Grundsätze

Schutzmedien sind nach gegenwärtigem Stand der Technik in der Regel Mikro- (Mikrofiches, Mikrorollfilme) oder Makrofilme, Papierkopien oder digitale Informationsträger. Auch ein Faksimile ist als Schutzmedium anzusehen. Schutzmedien machen die wesentlichen Informationen der Archivalien auf neuem Trägermaterial nutzbar.

  1. Archivalien werden durch jede Nutzung, sei sie auch noch so behutsam, in Mitleidenschaft gezogen. Es sind daher grundsätzlich die Schutzmedien an ihrer Stelle zu benutzen. Dies gilt sowohl für die Benutzung in den Benutzersälen und durch die Archivare als auch für die Ausstellungen. Geeignete Geräte zur Nutzung der Schutzmedien müssen in ausreichender Anzahl vorhanden sein.
  2. Angesichts der Überlieferungsquantität ist es notwendig, Prioritäten auch für die Herstellung von Schutzmedien zu schaffen. Dies sollte innerhalb eines Gesamtkonzepts für die Bestandserhaltung geschehen, wobei Erhaltungszustand, Benutzungsfrequenz und Bedeutung der Archivalien sowie Rechtsvorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen wesentliche Kriterien sind.
  3. Die Herstellung von Schutzmedien ist somit ein hervorragend geeignetes Mittel der Bestandserhaltung in den Archiven. Ihre deutliche Verstärkung ist erforderlich; gerade an gefährdeten Archivalien werden so weitere, nutzungsinduzierte Schäden und damit auch zusätzlicher erheblicher Restaurierungsaufwand vermieden. Dass die Verwendung von Schutzmedien auch den Magazindienst vereinfachen kann, ist ein willkommener Nebeneffekt. Eine Qualitätskontrolle bei der Herstellung der Schutzmedien ist besonders wichtig. Im Falle der Schutzverfilmung wird sie durch DIN-Normen erleichtert, über die der Fototechnische Ausschuss der ARK Auskunft erteilt.
  4. Benutzer, auch wenn sie dem Einsatz der Schutzmedien noch skeptisch gegenüberstehen, werden darauf hingewiesen, dass sie mit der Nutzung dieser Schutzmedien an Stelle der Originale an der Erhaltung des Archivguts mitwirken und damit seine Nutzung auch künftigen Generationen ermöglichen.