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Landesarchiv >> Aufgaben und Dienstleistungen >> Bestandserhaltung >> Normen, Vorschriften, Richtlinien >> Erstellung von alterungsbeständigen Personenstandsunterlagen.

Erstellung von alterungsbeständigen Personenstandsunterlagen.

Ausgearbeitet vom Restaurierungsausschuss.

Aus Sicht der Archive sollen alle Unterlagen, die dauerhaft aufzubewahren sind, aus alterungsbeständigem Material bestehen. Dies bezieht sich sowohl auf den Schriftträger als auch auf den Verbund mit der Schrift. Die Voraussetzungen für die Alterungsbeständigkeit sind in zwei einschlägigen Normen eindeutig geregelt (DIN ISO 9706 für alterungsbeständiges Papier und die neue, im Entwurf verfügbare DIN ISO 11798 für Schreib-, Druck- und Kopierverfahren), die sich auf unbegrenzte Aufbewahrung beziehen. Entsprechende Regelungen für eine begrenzte Aufbewahrungsdauer von z.B. 100 bis 200 Jahren bestehen nicht und werden nicht für sinnvoll erachtet. Deshalb ist auch die im Schreiben des Innenministeriums zitierte DIN 19307 "Büropapiere" (Juni 1997) für Archive nicht maßgeblich - dort wird noch auf die von der Papierindustrie seinerzeit favorisierte DIN 6738 Bezug genommen, obwohl es bereits seit Oktober 1995 die eindeutige Alterungsbeständigkeitsnorm DIN ISO 9706 gibt.

Nach DIN ISO 9706 und DIN ISO 11798 gilt ein Papier bzw. Schriftbild als alterungsbeständig, wenn sich wesentliche Gebrauchseigenschaften wie Lesbarkeit oder Übertragbarkeit auf andere Medien (Mikrofilm) während langfristiger Lagerung in Archiven oder Bibliotheken nicht oder nur geringfügig verändern. Andere Eigenschaften, etwa Fälschungssicherheit, sind hier bislang nicht Gegenstand der Betrachtung und werden deshalb auch nicht überprüft.

Die Prüfungen nach DIN ISO 11798 zielen darauf ab, eine Verschlechterung der Lesbarkeit durch Wirkung von Licht, Wärme, Wasser oder Stapeldruck festzustellen. Weisen die geprüften Drucke oder Kopien derartige Mängel auf, gelten sie als nicht alterungsbeständig. In dieser Beziehung sind die Anforderungen der Norm wesentlich höher als die Kriterien in den vorliegenden Prüfberichten der Papiertechnischen Stiftung (PTS): Diese enthalten hauptsächlich Untersuchungen zur Fälschungssicherheit, bei der es darauf ankommt, dass Schriftzeichen nicht ohne erkennbare Spuren entfernt werden können. Auch die Papierqualität ist im PTS-Test nicht ausreichend berücksichtigt; so wären etwa saure, also bekanntermaßen nicht alterungsbeständige, Papiere zugelassen.

Es erscheint angezeigt, sich von den Herstellern der Druck- und Kopiergeräte die Alterungsbeständigkeit der mit ihren Geräten erstellten Unterlagen nach DIN ISO 11798 durch Vorlage eines unabhängigen Prüfzeugnisses bestätigen zu lassen. Einer Anerkennung der Unterlagen als "fälschungssicher" durch die Innenbehörden würde dann nichts entgegenstehen. Bei Verwendung von alterungsbeständigem Papier nach DIN ISO 9706 wären auch die archivfachlichen Anforderungen an die Langzeithaltbarkeit der Unterlagen erfüllt.

Der Hinweis auf "neue Speichermedien" im Bezugsschreiben des BMI bezieht sich wohl auf digitale Speicher. Die hiermit verbundenen Fragen der Fälschungssicherheit und der Alterungsbeständigkeit dieser Informationsträger wären dann zu gegebener Zeit gesondert zu erörtern.