Keine Akte, Datei, und auch keine ähnlichen Unterlagen (Landesarchivgesetz, § 3 (2)) einer Landesbehörde, eines Gerichts oder ähnlichen Einrichtung dürfen ohne Einwilligung des Landesarchivs vernichtet werden! Jede Akte und auch die entsprechenden Datenanwendungen müssen vor der Vernichtung dem Landesarchiv angeboten werden.
Nach dem Landesdatenschutzgesetz § 23 Abs.3 sind personenbezogene Daten vor einer Löschung der zuständigen Abteilung des Landesarchivs anzubieten. Das Landesarchiv steht dafür ein, dass Archivgut nur nach den Bestimmungen des Landesarchivgesetzes eingesehen werden darf.
In vielen Fällen teilt das Landesarchiv den aussondernden Behörden mit, dass es nur die historisch bedeutsamen Unterlagen übernehmen will. Was genau damit gemeint ist, muss im Einzelfall geklärt werden. Für einige Bereiche gibt es knapp gefasste Merkblätter sowie ausführliche Bewertungsmodelle zum Erkennen historisch bedeutsamer Unterlagen.
Diejenige Stelle, die Unterlagen an das Landesarchiv abgegeben hat, kann bei Bedarf die Akten jederzeit wieder bei uns ausleihen (Landesarchivbenutzungsordnung § 8). Wenn Sie anhand des Übergabeverzeichnisses die gewünschte Akte genau nennen können, wird Sie umgehend zugesandt. Bitte fordern Sie die Akte per E-Mail, Fax oder (notfalls) telefonisch in der zuständigen Abteilung des Landesarchvis an.
Für alle Unterlagen, die in einer Behörde, einem Gericht oder einer sonstigen dem Landesarchivgesetz unterliegenden Stelle des Landes nicht mehr benötigt werden, gibt es nur zwei Möglichkeiten: Entweder das Landesarchiv übernimmt sie oder sie werden ordnungsgemäß vernichtet.
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