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Behördenbetreuung >> Aktenaussonderung >> Der Ablauf: Aktenaussonderung in Etappen >> 3. Bereitstellen der für das Landesarchiv bestimmten Unterlagen

3. Bereitstellen der für das Landesarchiv bestimmten Unterlagen

Es empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

1. Kennzeichnung

Sofern nicht bereits geschehen, werden alle an das Landesarchiv abzugebenden Unterlagen an ihrem Standort im Regal gekennzeichnet. Unter Umständen kann dieser Schritt entfallen und direkt mit Schritt 2 begonnen werden.

2. Entnahme und Nummerierung

Die für das Landesarchiv bestimmten Unterlagen werden unter Beachtung des Ordnungssystems, nach dem sie bisher geordnet sind (Aktenplan, Alphabet, Jahrgang, usw.), aus dem Regal genommen. Direkt bei der Entnahme bekommt jedes Stück eine fortlaufende Nummer, die - am besten mit einem blauen Buntstift, der nicht abgeht, aber auch nicht durchdrückt - gut sichtbar unten links auf den Aktendeckel geschrieben wird. Wenn mit dem Landesarchiv nicht ausdrücklich anders besprochen, wird dabei mit 1 begonnen und fortlaufend durchgezählt bis zum letzten Stück.

3. Übergabeverzeichnis

Die entnommenen und nummerierten Unterlagen werden in einem Übergabeverzeichnis erfasst. Das Übergabeverzeichnis hat folgende Bedeutung:

Auf das Erstellen des Übergabeverzeichnisses kann daher nicht genug Sorgfalt verwendet werden. Benötigt werden:

Wir bieten hierfür Formulare im Excel- oder Word-Format zum Download an. Bitte wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner im Archiv, falls es technische Probleme gibt oder Sie Anbietungslisten übergeben wollen.

4. Pakete schnüren

Dünne lose Akten geraten bei dem Transport und der Übergabe an das Landesarchiv fast zwangsläufig in Unordnung. Daher müssen für die Abgabe an das Landesarchiv die Akten zu handhabbaren Paketen von circa 10-15 cm Höhe geschnürt werden. Obenauf in jedes Paket kommt ein Deckblatt.

Deckblätter zum Ausdrucken:

Beim Schnüren der Pakete ist auf das Beibehalten der bisherigen Reihenfolge der Akten zu achten. Falls die Akten nicht in logischer Ordnung (z.B. nach Aktenzeichen geordnet) abgeliefert werden, ist im Übergabeverzeichnis und auf dem Paketdeckblatt einzutragen, welche Akten in welchem Paket enthalten sind.
Schnüren bedeutet das Herstellen eines wiederaufziehbaren (Archiv-)Knotens. Andere Methoden wie z.B. das Umwickeln mit Klebeband oder das Verschweißen mit Plastikbändern sind völlig ungeeignet und ruinieren teilweise sogar die Akten.