Unterlagen sind dann auszusondern, wenn sie zur Erledigung der laufenden Aufgaben nicht mehr benötigt werden. Nicht alle Verwaltungen haben feste Aufbewahrungsfristen (wie z. B. Aufbewahrungsfristen der Justizverwaltung).
In der Regel sind Unterlagen 10 Jahre, spätestens aber 30 Jahre nach Aktenschluss dem zuständigen Archiv anzubieten (LArchG § 3 (1)). Auch Unterlagen, für die eine dauernde Aufbewahrung verfügt wurde, sind der zuständigen Abteilung des Landesarchivs anzubieten, in der Regel 50 Jahre nach Aktenschluss.
Bei Personalakten liegt der Zeitpunkt für das Anbieten an das Landesarchiv fünf Jahre nach dem Aktenschluss (Landesbeamtengesetz § 113 f). Der Aktenschluss wird in der Regel auf einem Formblatt des Landesamts für Besoldung und Versorgung mitgeteilt. Im Einzelfall können Unterlagen, die für das Landesarchiv bestimmt sind, auch schon vor Ablauf der behördlichen Aufbewahrungsfristen übernommen werden (Auftragsverwahrungsverordnung).
Vor Beginn der Aktenaussonderung sollte geklärt werden:
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