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Die horizontal-vertikale Bewertungsmethode

Seit der Mitte der 1990er Jahren haben die baden-württembergischen Staatsarchivare die sogenannte "horizontale und vertikale Bewertung" entwickelt. Was versteckt sich hinter diesem Begriff? Wie funktioniert diese Methode? Wir fragen im Rahmen von Behördenbesuchen Referat für Referat nach deren spezifischen Aufgaben und Kompetenzen:

• Wer ist noch beteiligt?
• Wo fallen die Entscheidungen?
• Wie verlaufen die Entscheidungsprozesse?
• Wie schlägt sich die Aufgabenerledigung in den Unterlagen nieder?
• Bei welcher Stelle entstehen die aussagekräftigsten Unterlagen?
• Weiter prüfen wir, wie die Aufgabenerledigung in den Gesetzen und Verordnungen definiert wird.

Wir betrachten so jede einzelne Aufgabe (bei der Polizei z. B. Einsätze) in der Behördenhierarchie von oben nach unten (vertikal: Ministerium - Polizeipräsidium - Polizeidirektion - Polizeiposten) und auf gleichrangigen Stufen (horizontal: Allgemeine Polizei - Bereitschaftspolizei - Spezialeinsatzkommando-SEK).

Eine Sichtung bereitgestellter Akten bei den Behörden vervollständigt das Bild. Als Ergebnis bekommen wir ein Bewertungsmodell, in dem dokumentiert ist, zu welchen staatlichen Aufgaben an welcher Stelle die aussagekräftigsten Unterlagen entstehen. Bei allen übrigen Dienststellen, die an der Aufgabenerledigung nur wenige beteiligt sind, können dann die Unterlagen nach Ablauf der vorgesehenen Aufbewahrungsfristen vernichtet werden.