1. Es dürfen keine Unterlagen ohne Zustimmung der zuständigen Abteilung des Landesarchivs vernichtet werden (Landesarchivgesetz § 3 (2) Satz 4).
2. Unterlagen, die laut Landesdatenschutzgesetz zu löschen sind, müssen der zuständigen Abteilung des Landesarchivs angeboten werden. Die Abgabe an das Landesarchiv ersetzt die Löschung (Landesdatenschutzgesetz § 23).
3. Nicht mehr benötigte Unterlagen sind in der Regel 10, spätestens 30 Jahre nach Aktenschluss dem zuständigen Archiv anzubieten (Landesarchivgesetz § 3 (1)).
4. Für bestimmte Verwaltungszweige und Unterlagen wurden gesonderte Aufbewahrungsfristen festgelegt, z.B.:
5. Die Feststellung der Archivwürdigkeit erfolgt im Benehmen mit der Behörde
(Landesarchivgesetz § 3 (2) Satz 1).
6. Im Einzelfall können archivwürdige Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen in das Landesarchiv übernommen werden (Auftragsverwahrungsverordnung).
7. In das Landesarchiv übernommene Unterlagen können an die abgebende Stelle ausgeliehen werden
(Landesarchivgesetz § 6 (5)).
8. Eine Abgabe von Unterlagen an andere Stellen als das Landesarchiv ist nur in Ausnahmefällen mit Zustimmung der Archivverwaltung zulässig
(Landesarchivgesetz § 3 (3)).
9. Unterlagen, die dem Landesarchiv angeboten, von diesem aber nicht übernommen werden, müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden
(Landesarchivgesetz § 3 (2) Satz 3).
10. Der Transport der Unterlagen in die zuständige Abteilung des Landesarchivs erfolgt durch die abgebenden Stellen.
11. Weitere Informationen: Aktenaussonderung: Was ist zu tun?
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