Schon seit 1991 werden die Personalakten der baden-württembergischen Behörden nach einem landeseinheitlichen Modell übernommen. Grundsätzlich übernehmen wir nur Hauptpersonalakten. In diesen sind in der Regel alle Informationen zum Berufsleben komprimiert enthalten. Die Nebenpersonalakten enthalten nur temporär zusammengestellte Informationen. Aus der riesigen Masse der Personalhauptakten kommt allen Personalakten der Personen, die vor 1875 geboren wurden, grundsätzlich bleibender Wert zu.
Im Rahmen einer quantitativen Bewertung übernehmen wir alle Personalakten der Personen, deren Familienname mit D, O oder T beginnt. Damit bekommen wir circa 8,5 % aller Personalakten, was eine gute Grundlage für sozialwissenschaftliche Untersuchungen bildet. Darüber hinaus übernehmen wir komplette Geburtsjahrgänge. Es werden alle Personalakten übernommen, deren Inhaber 1885, 1895, 1905 usw. in diesen 10er Schritten geboren sind. Damit ist die Möglichkeit gegeben, über die Lebens- und Berufssituation des einzelnen hinaus in vergleichbaren Lebensschicksalen "Gruppenbetroffenheit" des öffentlichen Dienstes in Zeitperioden zu dokumentieren. Mit Hilfe dieser Auswahlkriterien bilden wir ein sogenanntes "sample".
Darüber hinaus schauen wir gezielt nach besonderen Persönlichkeiten. Ein Kriterium hierfür kann das Erreichen einer bestimmten Karrierestufe sein (z.B. Amtsleiter). Aber auch besonderes gesellschaftliches, künstlerisches oder politisches Engagement kann hier genannt werden. Dies ist für die einzelnen Berufsgruppen unterschiedlich zu handhaben und kann nur in enger Zusammenarbeit mit den abliefernden Dienststellen erfolgen.
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