
Die baden-württembergischen Staatsarchive übernehmen im Rahmen einer Beispielarchivierung ausgewählte Schulen. Für die einzelnen Schultypen (Gymnasium, Realschulen, Grund- und Hauptschulen, Förderschulen, Berufliche Schulen) wurden landesweit Beispielschulen ausgewählt. Für die übrigen Schulen können gemäß § 3 Abs.3 Landesarchivgesetz Archive des jeweiligen Trägers (Gemeinden oder Landkreise) nach Genehmigung durch die Landesarchivdirektion deren Akten übernehmen.
Gerade bei den Unterlagen der einzelnen Schulen besteht vielfach Doppelüberlieferung zu den Akten bei den Schulämtern und Oberschulämtern. Denn die große Mehrzahl der Schulakten besteht nur aus Erlassen. Im Rahmen der Überlieferungsbildung sind daher die Unterlagen zu separieren, in denen sich individuelle Vorgänge an den Schulen dokumentieren. Es geht also darum, das bei der einzelnen Schule nur singulär vorhandene Schriftgut zu ermitteln.
Einige wenige Beispiele können dies verdeutlichen: In den Akten "Stiftungen und Spenden" kann sich das Engagement für die Schule und die Akzeptanz in der Bevölkerung widerspiegeln. In der Akte "Schulname" findet sich eine unter Umständen kontroverse Diskussion über die Findung eines Schulnamens wieder. In der Akte "Schulchronik" sind ausführliche Dokumentationen der Öffentlichkeitsarbeit der Schule und die Reaktionen der Bevölkerung zu vermuten, zum Teil mit Fotografien und Zeitungsartikeln. Besonderen Augenmerk muss der bewertende Archivar auch auf die außerhalb des Aktenplans entstandenen Unterlagen richten. Hierzu zählen beispielsweise Diasammlungen und Videoaufnahmen von schulischen Veranstaltungen.