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Landesarchiv >> Aufgaben und Dienstleistungen >> Archivierung digitaler Unterlagen

Archivierung digitaler Unterlagen

Seit 2002 übernimmt das Landesarchiv Baden-Württemberg digitale Unterlagen aus den Behörden und sichert sie dadurch für künftige Generationen. Den Anfang machten die Volkszählungen von 1961 und 1970. Heute liegen im Digitalen Magazin über 57.000.000 Datensätze aus Fachverfahren und geographischen Informationssystemen und knapp 17.000 Textdokumente und digitale Bilder. Die Archivalien und ihre Metadaten sind in über 100.000 Dateien gespeichert. Hinzu kommen noch gut 120 Internetseiten, die das Landesarchiv im Rahmen des Projekts BOA (Baden-württembergisches Online-Archiv) regelmäßig übernimmt. Eingebettet sind die Übernahmen in strategische Überlegungen, die das Landesarchiv zu den fachlichen Aspekten der digitalen Archivierung und zur praktischen Umsetzung der Aufgabe entwickelt hat.

Komplementäre Überlieferungsbildung

Archivbenutzer suchen vor allem glaubwürdige historische Informationen. Eine Recherche nach bestimmten Unterlagentypen oder Materialarten steht dagegen zumeist nicht am Anfang ihrer Überlegungen. Alle Unterlagen einer Behörde sollten daher gemeinsam auf ihren Informationsgehalt befragt werden, zumal diese oft selbst vielfältig aufeinander bezogen sind. Datenbanken verweisen häufig auf Papierakten, während diese ohne die Informationen aus den Fachverfahren nur in Teilen verstanden werden können. Auch schlagen hybride Akten mit ihren digitalen und papiernen Anteilen Brücken zwischen der klassischen Aktenverwaltung und den modernen Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Aus diesen Gründen bewerten die Archivarinnen und Archivare des Landesarchivs beide Welten zusammen, um dann kleine, aber aussagekräftige Teile übernehmen zu können. Möglich wird dieser Ansatz durch das digitale Magazin, das vom Landesarchiv 2006 entwickelt wurde. Liegt dann die historische interessante Information in der Behörde sowohl digital als auch analog vor, wird gefragt, welche Form sich leichter benutzen lässt.

Integration von analogem und digitalem Archivgut

Die in der Behörde bestehenden Zusammenhänge zwischen Papierakten und digitalen Objekten sollten auch im Archiv erhalten bleiben. Digitale Unterlagen können dann zusammen mit den konventionellen Archivalien recherchiert und bestellt werden. Das Landesarchiv steuert dieses Ziel in mehreren Schritten an:
Ein einheitliches Signaturenschema ermöglicht es, dass analoge und digitale Archivalien nach denselben Regeln bestellt werden können. Die Recherche der beiden Formen erfolgt in einem umfassenden Nachweissystem. Im Findbuch kann nun die Papierakte unmittelbar neben dem Fachverfahren oder der Internetseite stehen. Die provenienzorientierte Beständestruktur wird beibehalten, es müssen keine Bestände für digitale Archivalien gebildet werden. Schließlich wurde ein Verfahren entwickelt, das es ermöglicht, auch alle Erscheinungsformen der Archivalien in das einheitliche Nachweissystem aufzunehmen. Konventionelle Archivalien werden zusammen mit ihren Mikrofilmkopien und Digitalisaten nachgewiesen. Ebenso werden bei digitalen Archivalien die unterschiedlichen Ausprägungen der Information dargestellt. In beiden Fällen werden in Zukunft Benutzer beim Vorliegen mehrerer Erscheinungsformen wählen können, wie sie diese Informationen lesen und auswerten möchten.

Eine Aufgabe für das ganze Landesarchiv

Die Überschneidungsbereiche bei der Archivierung konventioneller und digitaler Unterlagen sind groß. Die zwischen 2005 und 2008 in dem Projekt "Konzeption für ein digitales Landesarchiv" entwickelten Verfahren und Überlegungen wurden daher regelmäßig in den einschlägigen Arbeitskreisen und auf besonderen Informationsveranstaltungen mit den Kolleginnen und Kollegen diskutiert. Derzeit befindet sich das Landesarchiv in einem Übergang zur dauerhaften Verankerung der Aufgabe in seiner Organisation. Auch künftig wird die Bewertung und Erschließung digitaler Unterlagen bei den zuständigen Archiven liegen. Auf der anderen Seite wird es nur ein digitales Magazin geben, in dem die digitalen Informationen archiviert werden. Die Erhaltung dieser Daten wird zusammen mit ihrer praktischen Übernahme und Aufbereitung vom Staatsarchiv Ludwigsburg vorgenommen.

Kooperationen

Die Aufgabe der digitalen Archivierung ist so umfangreich, dass sie vermutlich von keinem einzigen Archiv allein gelöst werden kann. Das Landesarchiv kooperiert daher in verschiedenen Bereichen mit anderen Einrichtungen.

Behörden und Gerichte
Zum Einführungszeitpunkt neuer elektronischer Systeme lassen sich Aussonderungsschnittstellen und die dafür notwendigen Metadatenfelder noch relativ leicht einrichten. Später müssen die Daten so erhalten werden, dass sie auch in einigen Jahrzehnten gut ausgesondert werden können. Das Landesarchiv berät hier die Behörden und Gerichte des Landes nach Maßgabe des Landesarchivgesetzes.

Archive und Bibliotheken
Mit anderen Landesarchiven und dem Bundesarchiv zusammen entwickelt das Landesarchiv Baden-Württemberg bundesweite Standards für Metadaten, die Schriftgutverwaltung sowie für die Einführung neuer Systeme in den Behörden. Zusammen mit Bibliotheken und Museen erarbeiten Vertreter des Landesarchivs im Rahmen des bundesweiten Nestor-Projekts Richtlinien für die Übernahme digitaler Daten, dauerhafte Identifikatoren sowie eine vertrauenswürdigen elektronischen Archivierung und erkunden weitere Kooperationsmöglichkeiten.

Das Landesarchiv ist neben den beiden Landesbibliotheken und dem Bibliotheksservice-Zentrum in Konstanz Partner im Projekt Baden-Württembergisches Onlinearchiv (BOA). Wie im Vereinigten Königreich oder auch in Kanada archivieren dabei Bibliotheken und Archive gemeinsam Inhalte aus dem Internet. Auch bei BOA konzentrieren sich die Archivarinnen und Archivare dabei auf die Internetseiten von Behörden.