Jeder, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, hat das Recht, Archivgut zu nutzen.
Bei Forschungsvorhaben zum 20. Jahrhundert sind jedoch die Sperrfristen des Landesarchivgesetzes (LArchG) und die Schutzfristen des Bundesarchivgesetzes (BArchG) zu beachten. Die Sperrfristen des Landes definiert § 6 Abs. 2 LArchG, die Schutzfristen des Bundes § 5 Abs. 1-3 BArchG. Die Schutzfristen des Bundesarchivgesetzes sind anzuwenden auf Archivgut, das von nachgeordneten Stellen des Bundes dem Landesarchiv übergeben worden sind.
Archivgut darf in der Regel 30 Jahre nach dem Entstehen (nach dem Schließen der Akte) genutzt werden. Diese Sperr-/Schutzfristen können verkürzt werden, wenn schutzwürdige Belange von Betroffenen nicht entgegenstehen. Archivgut, das Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterlag, darf frühestens 60 Jahre nach dem Entstehen genutzt werden.
Archivgut des Landes, das sich auf natürliche Personen bezieht, darf frühestens zehn Jahre nach deren Tod genutzt werden. Wenn deren Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand feststellbar ist, endet die Sperrfrist 90 Jahre nach der Geburt der Betroffenen. Diese Frist darf nur verkürzt werden,
Die schutzwürdigen Belange der Betroffenen müssen dann durch Anonymisierung oder durch andere Maßnahmen angemessen berücksichtigt werden.
Archivgut des Bundes, das sich auf natürliche Personen bezieht, darf erst 30 Jahre nach deren Tod genutzt werden. Wenn deren Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand feststellbar ist, endet die Schutzfrist 110 Jahre nach der Geburt der Betroffenen. Diese Frist kann verkürzt werden,
Eine Beeinträchtigung schutzwürdiger Belange muss dann durch angemessene Maßnahmen, insbesondere durch Vorlage anonymisierter Reproduktionen, ausgeschlossen werden.
Die Sperr-/Schutzfristen von LArchG und BArchG gelten nicht für Archivgut, das schon bei seiner Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich war (§ 6 Abs. 3 LArchG, § 5 Abs.4 BArchG).
Für nichtstaatliches Archivgut können weitergehende gesetzliche Rechte und besondere Vereinbarungen gelten.
Die Nutzung gesperrten Archivguts (Merkblatt) setzt einen genehmigten Antrag auf Verkürzung von Sperr-/Schutzfristen (Formular) voraus. Ergänzende Angaben und Unterlagen können erbeten werden (§ 3 Satz 5 LArchBO).
Sperr-/Schutzfristen werden grundsätzlich nur für einzelne Archivguteinheiten verkürzt. Deren Erfassung mit Signatur, Aktentitel, Laufzeit und gegebenenfalls Lebensdaten erfolgt mit ebenfalls mit dem Formular Antrag auf Verkürzung von Sperr-/Schutzfristen.
Für personenbezogenes Archivgut schreibt das LArchG die Einwilligungserklärung der Betroffenen oder ihrer Hinterbliebenen vor (siehe oben).
Anträge mit Anlage und gegebenenfalls Einwilligungserklärung werden jeweils bei der Abteilung des Landesarchivs gestellt, die das Archivgut verwahrt, dessen Sperr-/Schutzfristen verkürzt werden sollen. Das Landesarchiv prüft den Antrag und teilt seine Entscheidung schriftlich mit.
Die Verkürzungsgenehmigung gilt bis zum Abschluss des Nutzungsvorhabens. Die Pflicht zur Beachtung schutzwürdiger Belange von betroffenen Personen bleibt darüber hinaus bestehen.
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