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Landesarchiv >> Jahresberichte >> Jahresbericht 2006

Jahresbericht 2006

Auf dem Weg zu einem integrativen Konzept für die Archivierung analoger und digitaler Unterlagen

Landesarchiv insgesamt

Das zurückliegende Jahr kann für das Landesarchiv Baden-Württemberg als ein wichtiger Einschnitt für die Archivierung elektronischer Unterlagen betrachtet werden. Der im Staatsarchiv angesiedelte Aufbaustab für die Übernahme digitaler Behördenunterlagen hat nicht nur erste theoretische Teilergebnisse erarbeitet, sondern auch in größerem Umfange bereits Bestände aufgebaut, die in einem digitalen Magazin gepflegt werden. Erfolgreich abgeschlossen wurde auch das in Kooperation mit der Fraunhofer-Gesellschaft durchgeführte Projekt "Arche", bei dem der Einsatz des Mikrofilms zur dauerhaften Sicherung elektronischer Unterlagen erprobt wurde. Über beides ist in Heft 32/2006 der Archivnachrichten Baden-Württemberg (S. 18f.) berichtet worden.

Um die Aktivitäten zur Ausgestaltung des digitalen Landesarchivs zu begleiten und verschiedene Arbeitsbereiche, die daran beteiligt sind, stärker zu vernetzen, hat der Präsident 2006 eine kleine Arbeitsgruppe eingerichtet, die sich mit der Zukunft des Mikrofilms im digitalen Zeitalter befasst hat, sowie eine weitere Gesprächsrunde, von der eine Gesamtstrategie für das Landesarchiv im digitalen Zeitalter konzipiert werden soll. Im Oktober fand im Staatsarchiv Ludwigsburg unter Beteiligung zahlreicher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Abteilungen dazu eine Informationsveranstaltung statt (vgl. Archivnachrichten Nr. 33/2006 S. 2). Die ersten Überlegungen zu einer Gesamtstrategie, die Mitte 2007 vorliegen soll, wurden im Herbst auf der Abteilungsleiterbesprechung vorgestellt. Ziel all dieser Aktivitäten ist es, für die Archivierung analoger und digitaler Unterlagen ein integratives Konzept zu entwickeln, das den Berührungspunkten auf den verschiedenen Arbeitsfeldern gerecht wird - von der Übernahme elektronischer Unterlagen bis hin zur Reproduktionsverwaltung der Fotostellen. Denn im Alltag wird immer deutlicher, dass es beim heutigen Digitalisierungsgrad keine isolierten "Inseln" für den Umgang mit Digitalisaten mehr geben kann, dass vielmehr alle Synergien im Rahmen eines planvollen Vorgehens auszuschöpfen sind.

Abgeschlossen wurde die Einführung von MIDOSA 21 - scopeArchiv, das sich als Werkzeug für die Erschließung gut bewährt. Im Sommer 2006 konnte auf dem Südwestdeutschen Archivtag das Online-Inventar "Fotografien im Landesarchiv Baden-Württemberg" vorgestellt werden, in dem rund 150 Bestände nachgewiesen sind, die ausschließlich oder in wesentlichen Teilen Fotografien enthalten. Im Hauptstaatsarchiv Stuttgart wurde ein Pilotprojekt für die Online-Nutzung im Lesesaal durchgeführt; im Ergebnis konnte das System im Januar 2007 an allen Standorten eingeführt werden.

Das Landesarchiv beteiligt sich weiterhin an verschiedenen nationalen und europäischen Digitalisierungsprojekten. Seit Juni 2006 ist es Partner des EU-Projekts "Michael Plus - Multilingual Inventory of Cultural Heritage", das einen Zugang zu digitalisierten Beständen in europäischen Archiven, Bibliotheken und Museen schaffen soll. Auf der bundesweiten Ebene wird das von der Deutschen Forschungsgemeinschaft geförderte Projekt "Internet-Portal für Bibliotheken, Archive und Museen - BAM-Portal" fortgeführt. Das DFG-Projekt "Piccard online" fand nach seinem erfolgreichen Abschluss einen Anschluss im EU-Projekt "Bernstein", durch das die nunmehr komplett digitalisierte Wasserzeichenkartei Piccard mit anderen europäischen Wasserzeichendatenbanken vernetzt wird.

In seinem Vorhaben, Rückstände in der fachgerechten Verpackung und Erschließung von Archivgut abzubauen, ist das Landesarchiv wieder wesentlich vorangekommen. 1.500 laufenden Regalmetern, die neu als Archivgut übernommen wurden, stehen 4.220 Meter an verpackten Beständen und 2.541 Meter an erschlossenen Beständen gegenüber, so dass sich der Anteil der nach konservatorischen Maßstäben verpackten und erschlossenen Unterlagen weiter erhöht hat. Im Rahmen einer Zieldiskussion wurde beschlossen, dass auch weiterhin der deutliche Abbau von Rückständen prioritäres Ziel des Landesarchivs sein soll; dabei ist auch eine Verständigung auf Standards erfolgt (vgl. Archivnachrichten Nr. 33/2006 S. 3). Auch wurde wiederum das Ziel erreicht, den Anteil der online zugänglichen Findmittel zu erhöhen, der im Hauptstaatsarchiv Stuttgart und im Staatsarchiv Ludwigsburg bei über 20 Prozent der Bestände liegt. Wie er in den nächsten Jahren in nennenswerter Weise insgesamt weiter erhöht und dabei ein etwas angeglichener Stand für die verschiedenen Archivabteilungen erreicht werden kann, ist in der nächsten Zeit einmal näher zu durchdenken.

Die Zugänglichkeit von Findmitteln hat Folgen für das Nutzerverhalten, die sich immer deutlicher abzeichnen. Archivbesuche können besser vorbereitet werden, die Bestellung von Archivgut in die Lesesäle erfolgt gezielter. Insgesamt hat die Nutzung wieder leicht zugenommen. Waren im Jahr 2005 12.024 Nutzungen zu verbuchen, so sind es 2006 13.140. Wie sich die Nutzung in den nächsten Jahren vor dem Hintergrund der weiter fortschreitenden Digitalisierung der Findmittel weiter entwickeln wird, bleibt abzuwarten. Für die These, dass übersichtlich aufbereitete Informationen im Netz über Archivbestände eher zu einer Zunahme der Nutzung als zu einer Abnahme führen werden, spricht vieles. Sicher ist eine Zunahme der Nutzung aber auch zumindest partiell auf ein gezieltes Werben für das Archiv und seine Bestände im Rahmen der Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit zurückzuführen. Alle Archivabteilungen, aber auch das Institut für Erhaltung in Ludwigsburg waren im vergangenen Jahr wieder mit vielfältigen Angeboten in der Öffentlichkeit präsent, wie den Jahresberichten der Abteilungen, die über die Homepage des Landesarchivs zugänglich sind, entnommen werden kann.

Wesentlich verstärkt wurde der Austausch über öffentlich wirksame Aktivitäten, indem als neues Fachgremium innerhalb des Landesarchivs die Arbeitsgruppe Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit eingerichtet wurde. Sie hat auch den Auftrag erhalten, abteilungsübergreifende Programme zur Präsentation des Landesarchivs in der Öffentlichkeit vorzubereiten und grundsätzliche Fragestellungen zu behandeln. So wurden 2006 erste Überlegungen zu einem Gesamtkonzept für die Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit und zu einem professionellen Marketing angestellt. Für die nächsten Jahre wurden erstmals abteilungsübergreifende Schwerpunkte in der Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit festgelegt. Auch ist der Beschluss erfolgt, für das Landesarchiv ein corporate design zu entwickeln, über das 2007 zu entscheiden sein wird. In Verbindung damit soll das Erscheinungsbild der Archivnachrichten und der Publikationen auf eine neue Grundlage gestellt werden. In diesem Zusammenhang wird auch nochmals die grundsätzliche Ausrichtung der Publikationen zu überdenken sein. Bereits 2006 wurde der workflow bei der Produktion modifiziert. Über die verschiedenen Neuerscheinungen des Landesarchivs wurde und wird in den Archivnachrichten berichtet.

Mit großer Resonanz wurde im November 2006 in Niedernhall die neue Kreisbeschreibung des Hohenlohekreises der Öffentlichkeit vorgestellt. Die erste Auflage mit 2.900 Exemplaren war nach kurzer Zeit vergriffen; noch vor Weihnachten wurde eine zweite Auflage ausgeliefert. Bis zur Einstellung der Arbeiten an den Kreisbeschreibungen, die durch das Verwaltungsstruktur-Reformgesetz vorgesehen ist, wird das Landesarchiv noch zwei weitere Kreisbeschreibungen vorlegen, für die noch vor der Verwaltungsreform Verträge geschlossen wurden. Aufgenommen wurde 2006 die Arbeit an der Kreisbeschreibung Esslingen, für die der Landrat und der Präsident des Landesarchivs in einer Auftaktveranstaltung den Startschuss gaben; sie wird 2009 erscheinen. Für 2010 ist die Publikation der Kreisbeschreibung Heilbronn vorgesehen, die ebenfalls bereits in Bearbeitung ist. Nach den Vorgaben der Verwaltungsreform wird sie die letzte Kreisbeschreibung, die das Landesarchiv als Pflichtaufgabe bearbeitet haben wird.

Organisatorisch wurden 2006 zwei Maßnahmen getroffen. Zum einen wurden die frühren Abteilungen 2 "Grundsätzliche Angelegenheiten" und 10 "Landesforschung und Landesbeschreibung" zu einer neuen Abteilung 2 "Fachprogramme und Bildungsarbeit" zusammengefasst. Zum anderen wurde beim Präsidenten eine kleine Stabsstelle eingerichtet. Über die Motive für diese Veränderungen, die sich in den ersten Monaten sehr bewährt haben, wurde in Nr. 33/2006 der Archivnachrichten berichtet.

Mittels der neuen Steuerungsinstrumente (NSI) wurden 2006 erstmals Produktberichte erstellt, die abteilungsbezogen mit den jeweiligen Abteilungsleitern besprochen wurden. Die dabei geführten Gespräche haben bestätigt, dass die Auswertung der produktbezogenen Zahlen für alle Beteiligten von Gewinn sein kann.

Im Alltag macht sich die zunehmende Reduktion des Personalbestands, die als Folge der Verwaltungsreform durch die Nichtwiederbesetzung frei werdender Stellen eintritt, immer stärker bemerkbar. Viele Aufgaben werden heute durch unstetige Kräfte erledigt, ohne deren Einsatz merkliche Abstriche im Leistungsangebot oder an der Qualität der Arbeit vorzunehmen wären.

Positiv haben sich die Aussichten für die Unterbringung des Generallandesarchivs Karlsruhe und des Staatsarchivs Freiburg entwickelt. Der in Karlsruhe seit langem dringend benötigte Erweiterungsbau ist im Entwurf des Landeshaushalts 2007/08 vorgesehen; der Baubeginn soll 2007 erfolgen. Eine für Freiburg angedachte Lösung der Unterbringung im Rahmen eines Archivverbunds wurde in einer Machbarkeitsstudie untersucht.

Die Standorte in Stuttgart, Sigmaringen, Karlsruhe und Freiburg sowie das Ludwigsburger Institut für Bestandserhaltung hat Herr Staatssekretär Dr. Birk seit Sommer 2006 besucht, um sich vom Landesarchiv einen Eindruck zu verschaffen. Für sein aufgeschlossenes Interesse sei Herrn Dr. Birk an dieser Stelle noch einmal ganz herzlich gedankt. Für vielfältige Unterstützung und gute Zusammenarbeit ist auch dem Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg insgesamt zu danken - und ganz besonders jenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die für das Landesarchiv zuständig sind.

Welche Bedeutung das Landesarchiv als Gedächtnis der Verwaltung hat, wurde deutlich, als eine Arbeitsgruppe zur Aufarbeitung der Eigentumsverhältnisse der "badischen Handschriften" eingerichtet wurde. Der Leiter des Generallandesarchivs gehört dieser Arbeitsgruppe an, die auch als Beispiel dafür stehen mag, dass selbst bei einer noch so klug durchdachten Jahresplanung nicht jeder Arbeitsanfall vorhersehbar ist.

Um so mehr ist allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Landesarchivs für Ihren Arbeitseinsatz im vergangenen Jahr zu danken, durch den das Landesarchiv wieder beachtliche Leistungen erbringen konnte. Nachdem das Landesarchiv sich in den Jahren 2003 bis 2005 durch die Verwaltungsreform sehr stark mit sich selbst, seinen Zielen und Produkten, Strukturen, Abläufen und Arbeitsweisen beschäftigt hatte, stand 2006 wieder ganz die Facharbeit im Vordergrund. Und die Ergebnisse können sich sehen lassen.

Den gesamten Jahresbericht im PDF-Format zum Download finden Sie unter folgendem Link: